Ist eine Arbeitswelt ohne Meetings denkbar?

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt verändert. Doch Homeoffice und hybride Arbeit führen zu immer mehr statt weniger Meetings und erschweren vielfach die Kommunikation und Zusammenarbeit, statt sie zu verbessern.

Die Ergebnisse vieler Meetings sind umzeichnend und frustrierend.
© Tom Fishburne

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Meetings sind einerseits ein elementarer Bestandteil des modernen Arbeitslebens, andererseits aus Sicht vieler Mitarbeiter und Führungskräfte der „Produktivitätskiller Nummer Eins“.

Die Umstellung auf Remote- und Hybridarbeit hat die kollektive Meeting-Kultur noch weiter belastet. Eine aktuelle Studie von Microsoft ergab, dass die wöchentliche Besprechungszeit gegenüber dem Niveau vor der Corona-Pandemie um das 2,5-fache gestiegen ist und die durchschnittlichen Besprechungszeiten 10 Minuten länger waren.

Einer weiteren aktuellen Studie von Hubspot zufolge sagen 70 Prozent der Mitarbeiter, dass zu viele Anrufe und Meetings ihre Konzentration stören. Und 58 Prozent gaben an, dass mindestens die Hälfte der Meetings, an denen sie teilgenommen haben, durch E-Mails hätte ersetzt werden können.

Hybride Arbeit erfordert mehr Kommunikation

Durch hybride Arbeitsformen entsteht ein größerer Kommunikationsbedarf als je zuvor, aber „mehr Kommunikation“ fordert ihren Tribut. Sind persönliche Meetings schon eine Herausforderung, so sind es digitale Meetings erst recht. Die Einführung neuer Tools und Technologien konnte die Meeting-Müdigkeit vielleicht am Anfang bekämpfen, getreu dem Motto „neue Besen kehren gut“. Doch die Euphorie ist vielfach schnell in Frust umgeschlagen. Vielerorts finden immer mehr digitale Meetings mit immer engerer Taktung statt ohne dass die bereits vorher bestehenden Grundprobleme gelöst waren. Vielfach fehlen Vorbereitung, klare Ziele und effektive Strukturen.

Technologie kann nur helfen. Der schwierigere Stolperstein ist der kulturelle.

5 Ebenen des autonomen Arbeitens

Matt Mullenweg ist ein Pionier von New Work und dezentraler Arbeit. Er leitet Automattic (ein Hersteller im WordPress-Universum), ein Unternehmen mit rd. 1.800 Mitarbeitern in 75 Ländern und ohne Büro.

In einem Interview skizzierte er fünf Ebenen des autonomen Arbeitens in einer dezentralen Arbeitsorganisation:

• Ebene 0: Ein Job, der nicht erledigt werden kann, wenn man nicht physisch anwesend ist (z.B. Feuerwehr, Fabrikarbeiter, Physiotherapeut)
• Ebene 1: Hier befinden sich die meisten dezentralen Organisationen (vorwiegend Wissensarbeiter). Es gibt keine absichtliche Anstrengung, die Dinge „fernbedienbarer“ zu machen. Vieles wird verschoben, bis man wieder im Büro ist. Es gibt vielfach kein geeignetes Equipment (Laptops, VPN etc.) für remote work. Viele solcher Unternehmen hatten in der ersten Corona-Phase beinahe existentielle Herausforderungen zu bewältigen.
• Ebene 2: Dies ist die Ebene, in der sich viele Unternehmen nach den ersten Wochen der Corona-Pandemie wiedergefunden haben. Im Wesentlichen läuft alles wie bisher, nur statt aus dem Büro von zuhause. Tools wie Teams oder Zoom werden zur Zusammenarbeit genutzt. Aber alles läuft immer noch synchron, Der Tag ist voller Unterbrechungen, es wurden (noch) keine Echtzeit-Meetings abgesagt, und im Management herrscht große Sorge um die Produktivität.
• Ebene 3: Auf dieser Ebene beginnen Unternehmen, von einer dezentralen Zusammenarbeit zu profitieren. Es wird in entsprechende Ausstattung investiert und asynchrone Arbeitsprozesse ersetzen zunehmend Meetings.
• Ebene 4: Die Arbeitsorganisation ist komplett asynchron. Echtzeit-Meetings werden respektiert und ernst genommen, haben fast immer Tagesordnungen und werden vor- und nachbereitet. Mitarbeiter werden nach ihrem Ergebnis bewertet und nicht danach, wann und wo sie es erbringen. Die technische Ausstattung der Remote-Arbeitsplätze ist besser als in vielen Büros.
• Ebene 5: Das – vielleicht utopistische – Idealbild einer asynchronen Arbeitsorganisation erbringt konsequent bessere Leistungen, als es jede persönliche Organisation könnte. Jeder im Unternehmen ist autonom bestimmt und hat Zeit für Wellness und psychische Gesundheit. Menschen bringen ihr bestes Selbst und ein Höchstmaß an Kreativität ein, um herausragende Arbeit zu leisten und dabei auch noch Spaß zu haben.

Die fünf Autonomielevel bei dezentraler Arbeitsorganisation.

Aktuell stehen viele Unternehmen vor der schwierigen Entscheidung, ob sie von Ebene 2 auf Ebene 3 wechseln oder zur Ebene 1 zurückkehren sollen. Umfragen zeigen, dass auch die meisten Mitarbeiter nicht komplett autonom arbeiten wollen sondern ein hybrides Modell bevorzugen, bei dem zwischen Büro und Remote gewechselt wird.

Eine Woche ohne Meetings

Das ändert jedoch nichts an einer allgemeinen Meeting-Skepsis. In einem groß angelegten Experiment hat Salesforce kürzlich versucht, alle Meetings für 23.000 Mitarbeiter eine Woche lang auszusetzen. Sie nannten es „asynchrone Woche“, ein Versuch, autonomer zu arbeiten.

Am Ende der Woche gaben 81 Prozent der Mitarbeiter an, dass sie sich mehr solche Meeting-freien Wochen wünschen. Mindestens vierteljährlich, so das Ergebnis.

Aber nur 18 Prozent gaben an, dass die Arbeit ohne Meetings ihr Verhalten gegenüber Meetings ändern würde, und nur einer von acht identifizierte ein Meeting, an dem er „dauerhaft absagen oder nicht mehr teilnehmen könnte“.

Eine Meeting-freie Arbeitswelt scheint demnach noch in weiter Ferne zu liegen.