Traditionelle Banken stehen unter erheblichem Kostendruck: Großes Sparpotenzial liegt in der Auslagerung des Transaktionsdrucks. Fixkosten werden zu variablen Kosten – oft bei besserem Kundenservice, mehr Sicherheit und verbesserter CSR-Bilanz.
Das Outsourcen der Geschäftspost an Spezialisten gewinnt in vielen Branchen an Bedeutung.
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Dokumente haben in der Beziehung zwischen Banken und ihren Kunden eine herausragende Bedeutung – ob Verträge, Kontobenachrichtigungen oder Angebote. Dennoch dokumentieren sie lediglich das, was die Bank mit ihrem jeweiligen Kunden vereinbart hat oder ihm anbieten möchte. Druck und Versand der Dokumente sind nicht das Kerngeschäft von Banken. Und weil sie eben keine Experten für diesen sogenannten Document Output oder Transaktionsdruck sind, bleibt das Optimierungspotenzial an dieser Stelle oft unerkannt – und entsprechend ungenutzt. Viele Institute haben dafür kein stringentes Konzept: Vom mitunter platzraubenden und aufwendigen eigenen Druckzentrum bis zur mühsamen Pflege der Adress-Datenbank.
In Zeiten umfassender Digitalisierung liegt der Gedanke nahe, diesen Prozess einfach auf online umzustellen. Doch auch wenn die rein analoge Kommunikation nicht mehr zeitgemäß erscheint, bevorzugen nicht nur ältere Menschen weiterhin den gedruckten Brief in der Hand – zumal, wenn es um persönliche Daten und vertrauliche Inhalte geht. Und gerade vor dem Hintergrund der zunehmenden digitalen Reizüberflutung kann die Haptik auf Papier gedruckter Information herausstechen und den Bezug zur absendenden Bank stärken. Anforderungen aus der Regulatorik schaffen ebenfalls die Notwendigkeit zur physischen Kommunikation.
Die richtige Ansprache kann Türen öffnen
Zugleich erwarten Kunden heute in jeglicher Hinsicht einen individuellen Service – auch in der Geschäftskorrespondenz. Die richtige Ansprache kann Türen öffnen und Kunden langfristig binden. Fehler hingegen können das Image eines Unternehmens nachhaltig beschädigen sowie einen Kunden- und letztlich Umsatzverlust nach sich ziehen. Hochwertige, individuell angepasste und zielgerichtete Kundenkommunikation ist jedoch aufwendig und braucht Personal und Ressourcen.
Hier bietet sich die Zusammenarbeit mit Experten an, die auf Transaktionsdruck spezialisiert sind und über optimierte Prozesse verfügen. Die Telekommunikationsbranche hat das erkannt und ihre Geschäftspost bereits weitestgehend an externe Dienstleister ausgelagert. Laut einer Studie von PwC erhoffen sich auch 73 Prozent der Banken durch Outsourcing Zugriff auf spezialisierte Ressourcen. Die Geschäftspost, den Document Output, auszulagern, kann ein wichtiger Baustein sein – denn bei Großbanken erreicht das Volumen an versandten Briefen schnell einen zwei- oder sogar dreistelligen Millionenbereich im Jahr.
Worauf es bei Geschäftspost ankommt
Das Rundum-Paket eines Dienstleisters kann Kosten und Ressourcen sparen und die Zufriedenheit der Kunden steigern – wenn dabei wichtige Punkte beachtet werden.
Hauptkostentreiber Porto
Etwa 80 Prozent der Gesamtkosten eines Briefs müssen für seine Zustellung ausgegeben werden. Wer die Tarife geschickt zu optimieren weiß und Skaleneffekte aus einer gebündelten Produktion nutzt, kann damit Ausgaben im zweistelligen Prozentbereich einsparen.
Adressbereinigung und Adressqualität
Jeder Brief, der seinen Adressaten wegen einer falschen oder fehlerhaften Anschrift nicht erreicht, verursacht nichts als Kosten. Probates Gegenmittel für eine höhere Zustellquote: eine immer aktuelle und qualitativ hochwertige Datenbank, die regelmäßig mithilfe zuverlässiger Quellen bereinigt wird.
Jeder Brief, der sein Ziel wegen einer falschen oder fehlerhaften Adresse nicht erreicht, verursacht nichts als Kosten.
Regulatorische Anforderungen und Datenschutz
Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Auslagerung von Geschäftsprozessen ist der Schutz von Kunden-, Personal- und Unternehmensdaten. Auch bei der Wahl des Partners für den Document Output muss darauf geachtet werden, dass seine Datensicherheit und Produktionsinfrastruktur modernsten Standards entsprechen und regulatorische Rahmenbedingungen wie BAIT, VAIT, DORA und CSRD-Nachhaltigkeitsberichtspflicht berücksichtigt werden.
IT-Sicherheit ist beim Auslagern der Geschäftspost an externe Spezialisten zum Schutz von Kunden-, Personal- und Unternehmensdaten und für die Absicherung des Geschäftsbetriebs unerlässlich.
Backup
Ein qualifizierter Dienstleister kann auch einen wichtigen Beitrag zum Business Continuity Management leisten – als Backup, damit das Unternehmen sich im Notfall auf das Wesentliche fokussieren kann: seine eigenen Kunden. Dann sichert der Outsourcing Partner alle Prozesse und deren erforderliche Ressourcen gegen die Risiken aus einer Geschäftsunterbrechung ab. So sorgt beispielsweise ein integriertes Mehr-Standort-Konzept für Sicherheit.
Nachhaltigkeit und Umweltschutz
Digitale Kommunikation ist nicht immer die nachhaltigste. Auch der Papierweg kann umweltschonend sein – wenn dafür umweltfreundliche Produkte verwendet werden und der Wasserverbrauch optimiert wird. Mithilfe von Daten aus gut gepflegten CRM-Systemen lassen sich Briefe auf Papier so individuell gestalten wie Online-Newsletter – und mit wenigen Klicks sind Tausende Printmailings in unendlicher Varianz erstellt.
Zudem sind weder digitale noch papierhafte Kommunikation für das Unternehmen wirklich nachhaltig, wenn der gewählte Kanal nicht dem Bedürfnis des einzelnen Kunden entspricht und die Botschaft ins Leere läuft. Ein kompetenter Partner bereitet die Dokumente nach individuellem Wunsch analog oder in digitaler Form auf, um sie personalisiert dem Kunden auf dem Weg zu liefern, den er wünscht.
Besonders effizient wird der Document Output mit einem externen Dienstleister dann, wenn der Outsourcing-Partner alle Prozesse rund um die Kundenkommunikation abdeckt – vom Adress- und Datenmanagement über digitalen Druck und Kuvertierung bis zum Versand mit optimiertem Porto. Das Porto kann auch über ein Mehr-Standort-Konzept optimiert werden, weil durch die empfängernahe Produktion Logistikstrecke eingespart wird. Und nicht nur das: So werden auch die Co2-Emissionen deutlich reduziert. Ein geeigneter Dienstleister berechnet die Einsparungen genau und kann Werte für die bilanzielle Berichterstattung bereitstellen.
Paragon DACH & CEE ist Experte für effiziente und sichere Kundenkommunikation. Wir produzieren und versenden jährlich mehr als 350 Millionen Transaktionsdokumente, unter anderem für einige der bekanntesten Finanzdienstleistungs-, Versorgungs- und Telekommunikationsunternehmen in Deutschland. Wie wir Banken bei der Optimierung ihres Document Output unterstützen können, ist in unserem Whitepaper „Die Geschäftspost erledigen die Profis – Next Level Document Output: sicher, nachhaltig, individuell & wirtschaftlich“ zu lesen.
