Moderne Kollaborationslösungen bieten beste Voraussetzungen für einen Kulturwandel. Die Hamburger Volksbank hat ihre Mitarbeiter auf einer „bedarfsorientierten Lernreise“ begleitet.
Moderne Kollaborationslösungen sollen die Zusammenarbeit in der Finanzbranche erleichtern.
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Die genossenschaftliche FinanzGruppe (GFG) – und damit insgesamt ca. 740 Institute – haben sich für die Einführung von Microsoft 365 (agree21M365) als gemeinsamen Standard für Kommunikation und Kollaboration entschieden. Ende 2025 werden unter anderem Teams, Outlook, OneDrive und Sharepoint bei rund 150.000 Nutzern zum Arbeitsalltag gehören. Dabei hat die Finanzbranche besonders hohe Anforderungen.
Wesentliche Schwerpunkte dieses Projektes sind die Themen Change und New Work-Strategie. Die bisherigen Erfahrungen zeigen: Insbesondere die frühzeitige kulturelle Vorbereitung der Mitarbeiter auf das Thema Modern Work ist zwingend erforderlich und bietet der einzelnen Bank deutliche Mehrwerte. Das bestätigt auch Katja Peter, Changeberaterin der Hamburger Volksbank eG und Teilprojektleiterin M365 mit einem Praxisbericht über den „Erfolgsfaktor“ Change in einem so umfassenden Projekt.
Programm „way2digitalwork“: bankindividuelle Changestrategie
Als Digitalisierungspartner der genossenschafltichen FinanzGruppe bietet Atruvia mit agree21M365 eine regulatorisch konforme Kommunikations/Kollaborations-Lösung – mit einer Schnittstelle zwischen M365 und dem Bankverfahren agree21.
Die notwendigen Vorbereitungen bis zum Cut-Over trifft jede Bank in eigener Regie – und zwar innerhalb der bankindividuellen Projektlaufzeit von sieben Monaten. Atruvia koordiniert und begleitet den gesamten Prozess mit umfangreichen fachlichen und technischen Unterstützungsleistungen aus einer Hand – von der ersten Beratung bis zum Betrieb. Das Programm trägt den Namen „way2digitalwork“. Damit wird zum Ausdruck gebracht, dass der Fokus nicht nur auf der Technik liegt. Es geht dabei vor allem um eine kulturelle Änderung der Zusammenarbeit und Kommunikation in der Bank.
Ziel ist es unter anderem, dass jedes Institut eine stimmige und bankindividuelle Changestrategie entwickelt. Sie umfasst zum Beispiel ein Multiplikatorenkonzept, die Erarbeitung von Spielregeln, die Ermittlung des „Digitalen Fitness Levels“, ein Qualifizierungskonzept und vieles mehr.
Die Definition der strategischen Ziele bildet den Startpunkt
Die Hamburger Volksbank gehörte im November 2023 zu den ersten Banken, die agree21M365 eingeführt haben. „Cross-funktional und bereits ein stückweit hierarchieunabhängig“, so bezeichnet die erfahrene Organisationsentwicklerin Katja Peter die Ausgangsituation ihres Institutes mit rund 400 Mitarbeitern. „Gleichwohl war die Einführung von Microsoft 365 (M365) auch für uns eine ganz besondere Herausforderung“, betont sie.
Die Bank hat sich zunächst intensiv mit dem Sinn und Nutzen von M365 auseinandergesetzt. Mit Unterstützung von Atruvia wurden Transformationsziele und die bankindividuelle strategische Ausrichtung festgelegt:
- Die Bank möchte eine lernende Organisation implementieren.
- Dafür muss die Selbstorganisation der Mitarbeiter gefördert werden.
- Damit die Bank zukünftig effizienter auf allen Ebenen cross-funktional zusammenzuarbeiten kann.
Die bedarfsorientierte Lernreise als Herzstück des Change
Im Zentrum des Changekonzeptes der Hamburger Volksbank stand die so genannte „M365-Lernreise“ – ein modernes Qualifizierungskonzept, welches das Teilprojekt Change zusammen mit dem Personalmanagement der Bank selbst entwickelt hat. Es ist auf die Bedürfnisse der verschiedenen Lerntypen (langsam Lernende, mittelschnell Lernende, schnell Lernende) ausgerichtet. So konnten sich die Mitarbeiter sehr individuell auf die Nutzung von agree21M365 vorbereiten und wichtige Grundsteine für eine kulturelle Veränderung selbstständig erkunden.
Herzstück des Changekonzeptes der Hamburger Volksbank war die so genannte „M365-Lernreise“.
Vor dem Start der Lernreise schätzte jeder einzelne Mitarbeiter seine individuellen Kenntnisse, Fähigkeiten sowie seine Lerngeschwindigkeit ein. Schnell war erkennbar, wer sich in welcher Tiefe mit welchen Angeboten auseinandersetzen muss, um sich bestmöglich für den Start mit agree21M365 und dem kulturellen Wandel abgeholt zu fühlen.
Die individuelle Lernreise begann circa zwei Monate vor dem technischen Cut-Over für jeden Mitarbeiter. Dabei standen zunächst wesentliche Lernaspekte über den technischen Aspekt hinaus im Fokus, wie: Was sind die Mehrwerte (Sinn und Nutzen)? Was und wofür dienen unsere „führenden“ Systeme? Spielregeln und konkrete Anwendungsbeispiele rundeten den Beginn der Lernreise ab.
Die folgenden Webinare unterschieden sich dann nach Dauer und der Art und Weise, wie etwas gelernt wird – in Präsenz oder online. Im Rahmen der Selbstqualifizierungs-Phase wurden die Lernvideos durch praktische Erfahrungen im Atruvia-Testsystem ergänzt.
Kurz vor dem technischen Cut-Over rundete ein Review – eine Art Wissenscheck – die Lernreise ab.
Neue Führungskultur mit M365
Zusätzlich zur Lernreise nutze die Hamburger Volksbank ein aufeinander abgestimmtes Bündel von Change-Formaten.
Moderne Kollaborationslösungen bieten beste Voraussetzungen für einen Kulturwandel. Die Hamburger Volksbank setzte ein ganzes Bündel an Changeformaten ein.
Katja Peter hebt die notwendige Veränderung der Führungskultur hervor: „M365 dient der kollaborativen Zusammenarbeit außerhalb von Hierarchien in crossfunktionalen Teams. Dies erfordert ein Umdenken in den Köpfen der Führungsebenen, welche entscheidend für einen Kulturwandel sind. Dafür haben wir mit der Unterstützung der Atruvia ein Forum für Führungskräfte veranstaltet, um diese von Anfang einzubeziehen und über den gesamten Projektablauf im Dialog zu bleiben. Dies war ein wichtiger Grundstein unserer Change-Architektur.“
Zeit und Selbstorganisation als zentrale Erfolgsfaktoren
Der Erfolg gibt Katja Peter Recht: Die Bank hat ihre Ziele nachweislich erreicht. Die Mitarbeiter bewerten das Projekt als eines der besten der letzten Jahre.
Ihre persönliche Empfehlung für andere Banken lautet: „Die Themen „Zeit“ und „Selbstorganisation“ sind die zentralen Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Implementierung von M365. Bezieht eure Mitarbeiter frühestmöglich ein und gebt ihnen Zeit, die Veränderung zu verarbeiten. Helft ihnen mit Methoden zur Selbstorganisation, ihren eigenen Weg in M365 zu finden und den eigenen Alltag effizienter zu gestalten. Es lohnt sich.“
Atruvia (zuvor Fiducia & GAD) ist Experte für alle Themen rund um Banking und Informationstechnologie.
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