Der größte Produktivitätsfeind in Unternehmen

Abgelenkte Mitarbeiter schaden dem Unternehmen. Die Produktivität sinkt, der Fokus verrutscht. Eine Studie hat nun herausgefunden, dass der größte Produktivitätsfeind in Unternehmen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags von Mitarbeitern und Führungskräften ist.

Führung (oder Management) bedeutet nicht zwangsläufig auch Leadership. Beides ist jedoch wichtig, gerade in Zeiten der Veränderung. Dies gilt auch für Banken und Sparkassen. Studien über aktuelle Trends und Entwicklungen zu diesem wichtigen Themenbereich finden Sie im Bank Blog.

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Die Corona-Pandemie und die damit einhergehenden Homeoffice-Regelungen aber auch die generelle Flexibilisierung der Arbeitswelt haben die Arbeitswelt verändert. Führungskräfte und Mitarbeiter sind seitdem mehr Meetings als je zuvor.

Während die klassische „Anwesenheitskultur“ kurzfristige Besprechungen und Begegnungen im Arbeitsalltag unkompliziert möglich gemacht hat, müssen in der neuen Arbeitswelt feste Termine angesetzt werden.

Meetings sind unerlässlich

Meetings haben ihre Berechtigung, sogar mehr als das: Sie sind unerlässlich. Regelmäßige Besprechungen und Feedback sind Bestandteile einer gesunden, produktiven Kommunikationskultur und bieten Raum für den dringend benötigten Austausch im Team.

Zudem arbeiten Teams immer selbstständiger, daher sind Meetings ein Weg, sich „up to date“ zu halten. Das klassische Arbeiten „von oben nach unten“ wo Vorgaben bisher klar geregelt werden konnten fällt immer häufiger weg.

Meetings als Produktivitätsfeind Nummer 1

Jedoch ist die Art und Häufigkeit der Meetings entscheidend. Für eine Studie von Microsoft über aktuelle Trends im Arbeitsleben wurden 31.000 Arbeitnehmer weltweit befragt. Fast 70 Prozent der Umfrageteilnehmer haben an, nicht genügend Zeit zu haben, um sich ununterbrochen auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren zu können. Schuld daran seien vor allem Meetings.

Mitarbeiter eines Unternehmens sind nicht nur ineffizienten, sondern schlichtweg zu vielen – insbesondere digitalen – Meetings ausgesetzt. Während Manager den Großteil ihres Arbeitstages in einem regelrechten Meeting-Marathon verbringen, sehen sich auch die übrigen Mitarbeiter des Unternehmens zunehmend einer Vielzahl von Besprechungen ausgesetzt, die teilweise überflüssig sind.

Die Folgen des Meeting-Wahnsinns

Der heutige Arbeitsalltag wird ohnehin von Unterbrechungen dominiert: Eingehen E-Mails, die beantwortet werden müssen, Nachrichten und Calls, die warten sowie die Vermischung von Privatem und Beruflichem.

Das hat Folgen für Mitarbeiter und Unternehmen:

1. Sinkende Produktivität

Wenn Mitarbeiter wiederholt an unproduktiven Meetings teilnehmen, beeinträchtigt dies nicht nur die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens, sondern wirkt sich auch negativ auf das Produktivitätsniveau der Angestellten aus. Sie werden unkonzentriert, leicht abgelenkt und können sich zunehmend schwerer über einen längeren Zeitraum auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren, die oft eine höhere Konzentration erfordert.

2. Erschöpfung durch Reizüberflutung

Ständige Unterbrechungen im Arbeitsalltag gehen oft mit visueller und akustischer Reizüberflutung einher. Hierbei spielen vor allem der Input und die Vorgehensweise bei Teamtreffen, beispielsweise online, eine Rolle. Häufig werden nicht nur zu viele Mitarbeiter eingeladen, sondern es werden auch unerwünschte Informationen geteilt, die von der eigentlichen Agenda abweichen und schwer zu verarbeiten sind.

Die Folge ist chronische Erschöpfung bei Mitarbeitern, die ihr Arbeitspensum nicht bewältigen können. Der anhaltende Stress führt zu häufigeren Fehltagen aufgrund von mentalem Stress. Der Druck von Leistung und Erwartungen seitens des Unternehmens führt dazu, dass Arbeitnehmer nicht nur an Meetings teilnehmen wollen oder müssen, sondern auch unrealistische Erwartungen an sich selbst stellen.

3. Abnehmende Motivation

Die Realität der Arbeitswelt zeigt ein Motivationsproblem. Immer mehr Berufstätige suchen aktiv nach neuen Arbeitgebern und streben nach mehr Work-Life-Balance. Ineffiziente Meetings, die Mitarbeiter wiederholt an die demotivierenden und frustrierenden Aspekte des Arbeitsalltags erinnern, tragen nicht dazu bei.

Im Gegenteil: Je häufiger Mitarbeiter an sinnlosen Meetings teilnehmen müssen, die sie mit wenig Sinnhaftigkeit verbinden und für die sie bestraft werden, wenn sie nicht erscheinen, desto wahrscheinlicher ist es, dass die intrinsische Motivation der Betroffenen leidet. Junge Talente sehen oft „sinnvolle Arbeit“ als entscheidenden Beweggrund, sich für einen Arbeitgeber zu entscheiden.

4. Steigende Arbeitsunzufriedenheit

Anders als früher ist die Arbeitszufriedenheit heute mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger, als monetäre Anreize, um als Arbeitnehmer an einem Unternehmen festzuhalten.

Wenn ineffiziente Meetings zu einem Störfaktor im Job werden, kann dies die allgemeine Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigen und dazu führen, dass sie beispielsweise innerlich kündigen, wenn es an Antrieb, Kraft und Nerven fehlt, um das Arbeitspensum zu bewältigen, der Meeting-Pflicht nachzukommen und gleichzeitig Bestleistungen zu erbringen.

Wie können (virtuelle) Meetings effizienter gestaltet werden?

Die Wahl zwischen synchronen und asynchronen Kommunikationsmitteln sollte je nach Situation erfolgen. Kleinere Ankündigungen und Updates können beispielsweise oft effektiv über E-Mails kommuniziert werden, während größere Entscheidungen, die gemeinschaftliche Abstimmung und Expertise erfordern, in einem „realen“ Meeting stattfinden sollten. Manchmal ist die klassische Face-to-Face-Kommunikation einfach unverzichtbar.

Bei Meetings ist vor allem die Gestaltung entscheidend. Die Auswahl der Teammitglieder ist von großer Bedeutung, da selten in Frage gestellt wird, ob die Anwesenheit aller notwendig und sinnvoll ist. Je weniger anwesend sind desto effizienter können Meetings in der Regel sein. Klare Strukturierung und eine Agenda, die Orientierung bietet, sind unerlässlich.

Das Wesentlichste jedoch ist, dass Unternehmen abwägen müssen, wann eine alternative Meeting-Form als realistische und sinnvolle Kollaborationsmöglichkeit betrachtet wird und wann eine persönliche Besprechung angebracht ist. Es existiert nicht nur eine einzige Methode. Remote Work setzt auf eine ausgewogene Mischung von traditionellen und modernen Kommunikationstools, um die Produktivität der Mitarbeiter nicht zu gefährden, sondern zu fördern.

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