Besprechungen, Meetings und Telefonkonferenzen gehören für viele Bankmitarbeiter und –führungskräfte seit jeher zum Alltag. Dank Corona sind Videokonferenzen am PC hinzugekommen. Effizienz und Effektivität bleiben jedoch oft auf der Strecke.
Mitarbeiter und Führungskräfte klagen über zu viele Meetings und Telefonkonferenzen in Unternehmen.
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Einer Untersuchung zufolge verbrachten bereits vor einigen Jahren Entscheider in deutschen Unternehmen rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen oder Telefonkonferenzen. Anderen Untersuchungen zufolge verbringen deutsche Arbeitnehmer durchschnittlich sechs Stunden pro Woche damit, in Meetings zu sitzen. Mindestens zwei Stunden von diesen seien jedoch reine Zeitverschwendung.
Und international glauben 40 Prozent der Mitarbeiter, dass Meetings wertvolle Zeit vergeuden und 70 Prozent sagen, dass sie keinen produktiven Beitrag zur Arbeit leisten würden.
Die Corona-Pandemie hat den Meeting-Wahnsinn weiter beflügelt. Da ein großer Teil der Mitarbeiter und Führungskräfte vom Home-Office aus die Verbindung zum Unternehmen gehalten hat und zum Teil noch immer hält, sind Videokonferenzen via Zoom, WebEx, Teams und anderen Tools inzwischen zum Alltag geworden. Eng getaktet lassen Sie kaum noch Zwischenräume für die Vor- und Nacharbeit. Von der eigentlichen Arbeit jenseits von Meetings ganz zu schweigen. Kein Wunder, dass es inzwischen Unternehmen gibt, die einen Zoom-freien Tag pro Woche propagieren.
Der tägliche Meeting-Wahnsinn.
© Tom Fishburne
Ursachen für schlechte Meetings beseitigen
Die wichtigsten Ursachen für schlechte Meetings sind folgende:
- fehlende oder unzureichende Vorbereitung,
- keine Tagesordnung,
- kein roter Faden,
- keine nutzbaren Ergebnisse.
Und dann folgt mitunter noch ein Meeting, um das Versäumte nachzuholen.
Rezepte für bessere Meetings
Es kursieren zahlreiche Rezepte, wie Meetings gewinnbringend(er) gestaltet werden können. Meine Favoriten sind:
- Setzen Sie für den nächsten Monat eine Höchstzahl für Meetings fest. Halten Sie diese ein! Setzen Sie das Verfahren drei Monate lang fort.
- Vor Meetings liest sich ohnehin niemand die Unterlagen durch. Planen Sie die ersten fünf bis fünfzehn Minuten eines Meetings für die eigentliche Vorbereitung ein. Wenn jemand etwas anderes tut, werfen Sie ihn aus der Sitzung raus.
- Definieren Sie bereits in der Einladung das Ziel und die Dauer des Meetings. Ist das Ziel früher erreicht umso besser, ist es nicht erreicht, schließen Sie die Sitzung. Folgesitzung dürfen dann nur noch halb so lange dauern, wie die vorhergehende; bis das Ziel erreicht ist.
- Niemand darf länger am Stück als 10 Prozent der Dauer des Gesamtmeetings reden und kommt erst wieder an die Reihe, wenn alle anderes etwas beigetragen haben.
- Bei physischen Meetings entfernen Sie alle Stühle aus Sitzungsräumen. Stellen Sie statt dessen ein oder zwei Stehpulte zum Schreiben von Notizen auf.
- Über jedes Meeting wird ein Ergebnisprotokoll angefertigt, dass klare Anweisungen enthält, was von wem bis wann zu tun ist. Der Protokollant ist kein Mitglied des Arbeitsteams.
- Wenn Sie persönlich das Gefühl haben, keinen Beitrag leisten zu können, verlassen Sie das Meeting.
Welche weiteren guten Tipps kennen Sie?
