Deutsche Arbeitnehmer sind von der Informationsflut gestresst und verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen, um ihre tägliche Arbeit erledigen zu können. Eine aktuelle Studie macht deutlich, wie Firmen den negativen Folgen entgegenwirken können.
Führung (oder Management) bedeutet nicht zwangsläufig auch Leadership. Beides ist jedoch wichtig, gerade in Zeiten der Veränderung. Dies gilt auch für Banken und Sparkassen. Studien über aktuelle Trends und Entwicklungen zu diesem wichtigen Themenbereich finden Sie im Bank Blog.
Partner des Bank Blogs
In einer von OpenText in Auftrag gegebenen und von 3Gem durchgeführten Studie wurden 27.000 Verbraucher aus zwölf Ländern (Deutschland, Vereinigtes Königreich, Spanien, Italien, Frankreich, Vereinigte Staaten, Kanada, Brasilien, Australien, Japan, Singapur, Indien) befragt. Zum Thematik „Informationsflut“ während der Pandemie wurde in Deutschland die Meinung von 2.000 Personen ermittelt. Dabei wurde auch die Frage, wie sich ihr Umgang mit Daten in dieser Zeit verändert hat, beantwortet.
Informationsflut generiert Stress
Die steigende Informationsflut stresst 82 Prozent der Deutschen. 44 Prozent der deutschen Arbeitnehmer verbringen der Umfrage zufolge eine Stunde oder mehr mit der Suche nach Informationen, um ihre tägliche Arbeit erledigen zu können. Unterschiedliche Faktoren, wie der konstante Datenfluss über verschiedene Geräte hinweg, die stets präsenten sozialen Medien oder die zunehmende Anzahl von am Arbeitsplatz genutzten Anwendungen seien für dieses Gefühl verantwortlich.
Aus den Ergebnissen lässt sich auch ablesen, in welchem Rahmen sich die Wahrnehmung von und der Umgang mit stetig steigenden Informationsmengen im Laufe der Corona-Pandemie verändert haben. Im Jahr 2020 gaben nämlich nur 43 Prozent der Befragten an, dass sie sich durch die Informationsflut im Arbeitsumfeld gestresst fühlten.
Unzureichende Produktivitäts-Tools
Lediglich 42 Prozent der Befragten in Deutschland sind davon überzeugt, über die geeigneten Tools für produktive Arbeit von zu Hause aus zu verfügen. Diese Zahl ist seit 2020 überraschenderweise gesunken, obwohl sich hybride Arbeitsmodelle inzwischen etabliert haben. Vor zwei Jahren gaben 63 Prozent an, bestens für die Aufgaben im Homeoffice ausgestattet zu sein.
Widersprüchlich scheint dabei die Tatsache zu sein, dass die Anzahl der Tools und Anwendungen, die hierfür zur Verfügung stehen, zugenommen hat. Zwischen sechs und zehn unterschiedliche Anwendungen und Tools werden von 44 Prozent der Befragten jeden Tag für den Zugriff auf benötigte Informationen verwendet (gegenüber 16 Prozent im Jahr 2020) und mindestens elf solcher digitalen Hilfsmittel werden von 26 Prozent genutzt (2020: 14 Prozent)
Datensilos bedingen Ineffizienz
Neben der oft unübersichtlichen Auswahl an Anwendungen und Tools sind auch Datensilos ein wesentlicher Faktor für die steigende Ineffizienz. 44 Prozent der deutschen Arbeitnehmer suchen täglich eine Stunde oder länger nach relevanten Daten und Informationen. 32 Prozent ist nicht bekannt, wo sie aktuelle Informationen finden.
Darüber hinaus vermuten 23 Prozent der Befragten, dass Kollegen aktuelle Dokumentversionen – teils widerrechtlich – auf lokalen Rechnern speichern und nicht auf gemeinsam genutzten Laufwerken ablegen. Relevante Informationen seien so nicht zugänglich und gingen sogar verloren.
Das wachsende Informationsvolumen und das komplexe Management der Daten führe oft zu überforderten Mitarbeitern und Unternehmen. Letztere werden die Probleme nur lösen, wenn sie gleichzeitig bestehende Datensilos auflösen. Digitale Transformation könne erst funktionieren, wenn Informationen regelmäßig gepflegt und an einer allen zugänglichen Stelle gemanagt werden.
Risiko unzureichenden Informationsmanagements
Ein ineffektives Informationsmanagement hat unmittelbare Auswirkungen auf die Arbeitnehmer. 43 Prozent fühlen sich hierdurch gestresst und beklagen einen negativen Effekt auf ihr mentales Wohlbefinden. 42 Prozent sehen so ihre allgemeine Leistung gefährdet und 28 Prozent berichten darüber, dass ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz sinkt. 35 Prozent der Befragten fühlen sich eindeutig in ihrer Work-Life-Balance beeinträchtigt.
Von dieser Unzufriedenheit motiviert würden die Mitarbeiter eigenständig Maßnahmen ergreifen, um das Informationschaos am Arbeitsplatz zu reduzieren. 53 Prozent der Befragten würden Informationen mit ihren Kollegen durch die Verwendung ihrer privaten File Sharing Accounts (z.B. OneDrive, Google Drive, Dropbox oder WhatsApp) teilen. 63 Prozent derjenigen, die die Nutzung solcher Dienste im Rahmen der Befragung zugegeben haben, sind der Überzeugung, dass ihr Arbeitgeber keine Richtlinien vorgibt, die ihnen den Einsatz eigener File-Sharing-Systeme untersagen. Die damit verbundenen Sicherheitsrisiken liegen auf der Hand.
Informationsdefizite erkennen und beseitigen
In Unternehmen entstehen ständig umfangreichere Daten von Kunden, Zulieferern und Mitarbeitern und es werden stetig neue Systeme und Anwendungen für den täglichen Gebrauch implementiert. Damit gehe auch eine exponentielle Vergrößerung des Sicherheitsrisikos einher. Auch die Zusammenarbeit bereite nach wie vor Probleme. Aufgrund der Distanz zum Team und zum Unternehmensnetzwerk treffen Arbeitnehmer, die regelmäßig remote arbeiten, auf weitergehende Hindernisse. 29 Prozent geben an, nicht effektiv mit den Kollegen zusammenzuarbeiten, bzw. Daten nicht effizient mit ihnen teilen zu können, wenn sie im Homeoffice tätig sind. Ein Drittel (32 Prozent) kann sogar nicht problemlos auf relevante Daten und Informationen zugreifen, weil die Verbindung mit Unternehmensressourcen nicht reibungslos funktioniere. Der Mangel an für die verteilte Zusammenarbeit erforderliche Hard- und Software sei einer der Gründe für diese Defizite.
Die Automatisierung ihres Informationsmanagements und ihrer Data Governance habe für Unternehmen entscheidende Vorteile: Informationen können einfach und sicher gesammelt und standardisiert klassifiziert werden. Des Weiteren ist es möglich, Richtlinien zur Datenaufbewahrung automatisiert anzuwenden. So erhalten Mitarbeiter Zugriff auf aktuelle Informationen, ohne verschiedene Anwendungen durchforsten zu müssen. Dadurch können Unternehmen die Komplexität erfolgreich entwirren und ihren verteilten Teams eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.
