Sie leiten ein Projekt, wissen über andere derzeit in ihrem Unternehmen laufende Vorhaben aber zu wenig Bescheid? Sie sind in der Linie tätig und haben keinerlei Einblick in die Projektarbeit innerhalb Ihrer Organisation? Das sollte sich unbedingt ändern!
Grundlagen eines erfolgreichen Projektmanagement in Banken.
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Erklärtes Ziel vieler Unternehmen ist heute die Etablierung eines ganzheitlichen Organisationsmanagement-Ansatzes, der ein kontinuierliches Prozess-Controlling ebenso einschließt wie ein effizientes und ressourcenschonendes Projektmanagement. Vor allem Letzteres gewinnt angesichts der Durchführung großer Umstrukturierungs-, Digitalisierungs- oder auch Fusionierungsprojekte zunehmend an Stellenwert.
Um solche Vorhaben parallel zum Liniengeschäft erfolgreich durchzuführen, ist es essenziell, dass sie aus der gesamten Organisation heraus breite Unterstützung erfahren. Bei der Frage, wie dies zu bewerkstelligen ist bzw. wie ein entsprechender unternehmensweiter Support erzielt werden kann, lautet eines der zentralen Erfolgsrezepte: Akzeptanz durch Transparenz.
Im Prozessmanagement seit Langem der Standard
Im Prozessmanagement ist es gang und gäbe, die zentralen Abläufe einer Organisation in Form einer Prozesslandkarte abzubilden und diese für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen – etwa durch eine Veröffentlichung im Intranet. Ein solches Vorgehen gibt den Beschäftigten die Möglichkeit, sich jederzeit über die eigenen Prozesse zu informieren oder neuen Kollegen einen schnellen Überblick über ihre zukünftigen Beschäftigungsfelder zu bieten.
Darüber hinaus – und dies ist vielleicht sogar der noch größere Benefit – können in der Gesamtübersicht relevante Schnittstellen und Abhängigkeiten im Blick behalten werden, denn nicht selten durchlaufen Prozesse mehrere Teams oder Abteilungen. In diesen Fällen ist es sinnvoll, nicht nur die eigenen Aufgaben zu kennen, sondern auch zu wissen, was die übrigen am Prozess beteiligten Kollegen tun, auf welche Vor- bzw. Zuarbeit sie angewiesen sind oder welche Fristen unbedingt eingehalten werden müssen.
Vor allem wenn der gesamte „Lebenszyklus“ eines Produktes oder einer Dienstleistung aus abteilungsübergreifenden Prozessketten besteht, ist Transparenz unabdingbar, um Verzögerungen durch Probleme an Schnittstellen zu vermeiden, Ineffizienzen zu eliminieren und so langfristig zu einer Leistungssteigerung sowohl qualitativer als auch quantitativer Art beizutragen.
Im Projektmanagement häufig noch unzureichend
In Anbetracht der Tatsache, dass der Anteil von Projektarbeit in vielen Unternehmen zunehmend steigt, sollte man vermuten dürfen, dass im Projektmanagement dieselben Maßstäbe angesetzt werden, die auch für das Prozessmanagement gelten. Anzustreben wäre in diesem Sinne vor allem die transparente Darstellung aller Projekte.
Das in der Projektmanagement-Software ibo netProject erstellte Diagramm bietet einen schnellen Überblick über Abhängigkeiten zwischen verschiedenen laufenden Projekten.
Dies ist jedoch leider heute noch zu selten der Fall. Stattdessen werden Projektlisten oftmals noch in Excel geführt und sind als lokal abgespeicherte Dateien nur einigen wenigen Personen zugänglich.
Die Folgen:
- Projektleiter und -mitarbeiter kennen häufig nur die eigenen Projekte.
- Personalressourcen werden parallel in mehrere Projekte eingeplant, was personelle Engpässe oder eine Überbelastung der betreffenden Mitarbeiter nach sich zieht.
- Es laufen mitunter mehrere Projekte zeitgleich, die ähnliche Ziele verfolgen.
- (Teil-)Ergebnisse aus Projekten wirken sich auf andere Vorhaben aus, ohne dass die Verantwortlichen sich darauf hätten vorbereiten können.
Kurz gesagt: Die zentralen Vorteile, die man sich innerhalb eines transparenten Prozessmanagements seit Jahren zunutze macht, können in einem intransparent gestalteten Projektmanagement nicht zum Tragen kommen.
Projektarbeit wird vielerorts zu losgelöst betrachtet
Die Frage, warum im Projektmanagement häufig ein so geringes Maß an Transparenz vorzufinden ist, obwohl sie in der benachbarten Disziplin seit Langem großgeschrieben wird, ist nicht pauschal zu beantworten. Meist spielen mehrere Faktoren zusammen.
Zu beobachten ist jedoch, dass der Projektarbeit in vielen Unternehmen nach wie vor eine gewisse Randstellung zukommt, sie den Mitarbeitern in der Linie fremd, teils sogar suspekt ist. Nicht selten hört man aus dem Kreis der Beschäftigten, man wisse gar nicht, was „die da in ihren Projekten“ eigentlich machten. Hier schwingt nicht nur Unverständnis mit, sondern auch ein gewisses Maß an Argwohn, der nicht selten zusätzlich dadurch verstärkt wird, dass Projektmitarbeiter in Stabsabteilungen direkt der Geschäftsleitung zugeordnet sind und aus Sicht der übrigen Belegschaft dort einfach „ihr Ding machen“.
Eine solche Wahrnehmung ist bedauerlich, denn sie verhindert, dass Projekte, deren Umsetzung in der Regel das gesamte Unternehmen betreffen, also letztlich alle Beschäftigten etwas angehen, auch aus der gesamten Belegschaft heraus unterstützt und mitgetragen werden.
Softwaregestütztes Projektmanagement schafft Transparenz
Glücklicherweise arbeiten immer mehr Unternehmen darauf hin, tradierte Formen der Projektarbeit zugunsten eines zeitgemäßen und effizienten Projektmanagements abzulösen. In diesem Zusammenhang setzt man vielerorts auf entsprechende Software-Lösungen, mit denen sich nicht nur einzelne Projekte unkomplizierter managen und steuern lassen, sondern die dank individuell konfigurierbarer Multiprojektmanagement-Sichten auch jederzeit einen Überblick über das gesamte Projektportfolio liefern. Das Ergebnis: Transparenz. Und zwar sowohl innerhalb der Sphäre der Projektarbeit selbst (etwa im Hinblick auf Projektabhängigkeiten), als auch im gesamten Unternehmen.
Um Projekte dergestalt sichtbar zu machen, eignet sich eine Software-Lösung, mit der sich die gesamte Projektlandschaft – ähnlich einer Prozesslandkarte – im Intranet des Unternehmens einbetten bzw. auf einer Veröffentlichungsplattform zugänglich machen lässt. So können sich alle Mitarbeiter zu jeder Zeit über laufende, abgeschlossene oder geplante Vorhaben informieren.
Der in ibo netProject erstellte Managementbericht liefert einen Überblick über den Status der laufenden Projekte und kann im Intranet oder auf einer Veröffentlichungsplattform eingesehen werden.
Will man das Maß an Transparenz und Teilhabe noch weiter erhöhen, kann den Beschäftigten über ein ebenfalls im Intranet eingebundenes Ideenportal die Möglichkeit eingeräumt werden, eigene Projektideen einzureichen. So werden Betroffene im besten Sinne zu Beteiligten gemacht und ein wesentlicher Beitrag dazu geleistet, die Kluft zwischen Linien- und Projektgeschäft zu überwinden.
Gute Projektarbeit erfordert Sichtbarkeit
Die Erfahrung zeigt: Wenn Laufzeiten, Aufwände, Rahmenbedingungen, Herausforderungen und Ziele von Projekten unternehmensweit bekannt sind, erfahren Projektleiter und -mitarbeiter häufiger Unterstützung von ihren Kollegen aus der Linie. Hat die gesamte Belegschaft das Gefühl, über aktuell laufende und geplante Vorhaben informiert zu sein, entsteht eine deutlich höhere Akzeptanz der Projektarbeit insgesamt.
Damit dies gelingt, die linke Hand also endlich weiß, was die rechte tut, ist es an der Zeit, der Projektarbeit zu mehr Sichtbarkeit zu verhelfen. Deshalb: Haben Sie Mut zur Transparenz – es lohnt sich!
Dirk Seel
Dirk Seel ist Koautor des Beitrags. Er vertreibt als Key-Account-Manager bei der ibo Software GmbH das Projektmanagementsystem netProject. Als zertifizierter Projektleiter und Scrum Master unterstützt er Organisationen bei der Einführung und Weiterentwicklung der Projektmanagement-IT-Landschaft.