Durch die jahrelangen Investitionen in regulatorische Anforderung wurde ein Investitionsstau in den Systemlandschaften aufgebaut. Im Investment-Management muss wieder in State-of-the-Art Systeme investiert werden, um die Digitalisierung beim Confirmation Matching und Reconciliation voranzubringen.
Möglichkeiten der Effizienzsteigerung im Middle Office
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In den letzten Jahren beschäftigte sich die Investment-Management-Branche (Asset Manager, Depotbanken und Kapitalverwaltungsgesellschaften) hauptsächlich mit der Erfüllung der regulatorischen Anforderungen. Investitionen in die weitere Systemlandschaft wurden entweder zugunsten der Umsetzung der Regulatorik oder aufgrund von zu verkraftenden Umsatzeinbrüchen reduziert, so dass man aus heutiger Sicht von einem massiven Investitionsstau in den Systemlandschaften sprechen kann. Zusätzlich werden weitere Themen aus dem regulatorischen Umfeld auf die Branche zukommen und Kapazitäten binden.
Die derzeitige Niedrigzinsphase und die wieder wachsenden Mittelzuflüsse in die Investment-Management-Branche erfordert eine Effizienzsteigerung in Prozessen und Systemen aufgrund der unter Druck geratenen Margen. Auch die zu erwartende Konsolidierung des Marktes – basierend auf den beschriebenen Aspekten – erfordert Investitionen in die vernachlässigten IT-Systeme. Der Investment-Management-Branche wird es schwerfallen, sich gegen neue Wettbewerber zu behaupten. Hiermit sind beispielsweise FinTechs gemeint, die geringeren regulatorischen Anforderungen ausgesetzt sind. Aus diesem Grund muss in State-of-the-Art-Systeme investiert werden, die manuelle Prozesse automatisieren, flexibel auf neue Asset-Klassen reagieren, steigende Komplexität auch durch die Regulatorik abbilden und letztlich die Produktionskosten reduzieren.
Ein wesentlicher Teil zur Steigerung der Effizient und Senkung der Produktionskosten liegt dabei im Middle Office – im Post Trade Processing – verborgen.
Post Trade Processing im Middle Office ist nicht nur Compliance oder Collateral Management, sondern auch Confirmation Matching mit Brokern und Gegenparteien und bietet Möglichkeiten zur Digitalisierung.
Dort werden unter anderem die vom Portfoliomanagement initiierten und vom Handelstisch ausgeführten Geschäfte mit der Brokerbestätigung abgeglichen (Confirmation Matching) und abgerechnete Geschäfte zwischen dem Investment-Manager und der Depotbank überprüft (Reconciliation).
Problemfall MS Excel
In diesem Umfeld setzen heute noch viele Investment-Manager MS Excel ein. Zwar ist es kostengünstig und schnell einsatzbereit, jedoch ergeben sich aus einer Nutzung in diesem Bereich zahlreiche Probleme und Nachteile sowie ein hohes operationales Risiko. Meist werden die von den Fachbereichen angefertigten MS Excel Makros oder Vorlagen mit komplexen Formeln nicht zentral von der IT-Abteilung des Hauses unterstützt, betreut und gewartet. Somit obliegt die Entwicklung und Wartung des Makros oder der Vorlage der Fachabteilung und ist üblicherweise auf einen Mitarbeiter mit entsprechendem Excel-Know-how konzentriert und widerspricht der IDV-Compliance. Bei Problemen mit dem MS Excel Sheet und der Abwesenheit des Mitarbeiters ist somit niemand anders in der Lage diese zu lösen. Dieses Risiko ist nicht zu unterschätzen, denn es bedeutet, dass ein Abgleich an manchen Tagen nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden kann und abzustimmende Handelsgeschäfte ungeprüft weitergeleitet werden. Es werden somit Aufwände und Kosten auf nachgelagerte Prozesse verschoben, wo ggf. nur noch eine Rückabwicklung des Geschäftes möglich ist.
Eine vollständige Automatisierung ist häufig nicht realisiert, da Dateien per E-Mail in verschiedenen Formaten an das Middle Office geliefert oder Bestätigungen als Fax gesendet werden. Manuelle Tätigkeiten sind die Folge mit entsprechender Fehleranfälligkeit und Fehlerhäufigkeit. Auch die Kontrollmöglichkeit ist eingeschränkt, da Beträge, zum Beispiel die Brokergebühren, für das Middle Office aufgrund fehlender Daten nicht nachvollziehbar sind.
Confirmation Matching und Reconciliation – Best Practice
Dieses Szenario betrifft sowohl das Confirmation Matching als auch die Reconciliation mit der Depotbank. Die Prozesse gelangen an ihre Grenzen, sobald das Asset under Management ansteigt und die Prozesse skaliert werden müssen, der Wettbewerbsdruck Margen weiter sinken lässt und eine höhere Automatisierung notwendig macht, um Kosten zu senken und versteckte Effizienzen zu heben.
Die am Markt angeboten Lösungen sind vielfältig und reichen von Service-Providern, die die Aufgaben vollständig übernehmen bis hin zu spezialisierten IT-Systemen, die eingebettet im Unternehmen, einen automatisierten Abgleich vornehmen.
Confirmation Matching im Middle Office
Das Confirmation Matching dominiert der Anbieter Omgeo und seine verschiedenen Produkte. Eine vollständige Abdeckung aller Asset-Klassen bietet Omgeo CTM nicht. Ähnliche Funktionalitäten wie Omgeo CTM werden beispielsweise von Bloomberg mit seinem Produkt VCON angeboten. Hinsichtlich der Abdeckung der Asset-Klassen unterscheiden sich jedoch die Produkte. Darüber hinaus gibt es weitere spezialisierte Matching-Plattformen beziehungsweise Anbieter wie zum Beispiel FXAll oder JP Morgan’s Morcom.
Die Versorgung der Plattformen mit den Informationen zu dem Handelsgeschäft erfolgt von der Sell Side ohne Verzug. Gleichzeitig werden die Geschäfte aus den Systemen des Investment-Managers nach Ausführung an die Matching-Plattformen übermittelt. Das Matching erfolgt, sobald beide Seiten verfügbar sind. Mit Hilfe des Workflow-Managements können Exceptions abgearbeitet werden, indem beispielsweise bei Abweichungen der Broker direkt informiert oder die Brokerbestätigung mit ihren Gebühren etc. übernommen wird. Sind Geschäfte erfolgreich überprüft worden, können diese automatisch per Swift an die Depotbank oder in die Systeme des Investment-Managers übermittelt werden.
Mit Hilfe der automatisierten Matching-Plattformen wird die SDA-Rate (Same Day Affirmation Rate) im Unternehmen gesteigert und die Effizienz deutlich erhöht. Die Fehlerquellen und die Fehlerrate durch manuelle Eingriffe werden reduziert, Revisionssicherheit erstmals ermöglicht und das operationale Risiko deutlich gesenkt.
Post Trade Reconciliation
Auch der Abgleich von verschiedenen Systemen (Reconciliation) wird durch den Einsatz einer professionellen Software revisionssicher und effizient. Das Einsatzgebiet ist hier insbesondere der Abgleich zwischen Depotbank und Investment-Manager, zwischen unterschiedlichen Systemen beim Investment-Manager, zum Beispiel Portfolio-Management-System versus Fondsbuchhaltung oder die Abstimmung mit dem externen Collateral-Manager.
Ein Abgleich muss nicht zwingend nur zwischen zwei Systemen erfolgen, sondern kann auch mehrere Systeme umfassen. Hier sei zum Beispiel auf ein Bestands-Reconciliation zwischen Portfolio-Management-System, Fondsbuchhaltung und Depotbank verwiesen, ggf. unter Berücksichtigung der noch nicht gebuchten Handelsgeschäfte. Im Investment-Management sind häufig nur Bestands-Reconcilations zu finden, obwohl ein transaktionsbasiertes Reconciliation eine deutlich höhere Qualität in den Reconciliation-Prozess bringt. Selbstverständlich bieten die Systeme am Markt oft die Möglichkeit, die Abweichungen (Breaks) innerhalb einen Workflows zu klären oder schnell auf Details der Geschäfte zuzugreifen.
Der Anbieter Smartstream konzentriert sich seit Jahren auf Tools zum Reconciliation und hat seine Lösung um verschiedene weitere Angebote erweitert. Anbieter wie Bloomberg bieten jedoch auch ein Reconciliation Tool für das Middle Office. Dieses bietet im Gegensatz zu Smartstream nur eingeschränkte Funktionalitäten, kann aber auf in Bloomberg getätigte Geschäfte zugreifen. Beide dokumentieren die Ergebnisse revisionssicher, erhöhen deutlich die Effizienz und STP-Rate bei gleichzeitigem Qualitätsgewinn und Reduzierung der manuellen Tätigkeit mit der verbundenen Fehleranfälligkeit.
Fazit: Investitionen in Middle Office zwingend
Die Nutzung von State-of-the Art Systeme im Confirmation Matching und Reconciliation reduziert das operationelle Risiko und führt zu einer Qualitäts- und Effizienzsteigerung im Middle.
Die Investition in Systeme für das Middle Office ist aus heutiger Sicht zwingend notwendig. Das Middle Office ist von manuellen Tätigkeiten zu entlasten und die Automatisierung muss vorangetrieben werden. Bestehende Systeme sind zu optimieren und ggf. durch neue State-of-the-Art-Systeme zu ersetzen. Eine hohe STP-Rate ist nur durch die Vernetzung der Systeme von Broker, Depotbank, Collateral-Manager und Investment-Manager zu erreichen. Nur so kann letztlich die Wettbewerbsfähigkeit erhalten bleiben und auf die Herausforderungen hinsichtlich Wachstum und schrumpfender Margen reagiert werden.
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