Trotz Digitalisierung kämpfen viele Banken immer noch mit einer Vielzahl an manuellen, zeitraubenden Prozessen. Robotic Process Automation (RPA) bietet die Lösung. Diese Technologie unterstützt Mitarbeiter, sodass sie schneller und effizienter arbeiten können.
Einführung von Robotic Process Automation in Banken und Sparkassen
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Laut einer Studie des Business- und Technologie-Dienstleisters Cognizant verbringen Angestellte 22 Prozent ihrer Arbeitszeit mit repetitiven Aufgaben. Dabei ließe sich ein Großteil dieser Aufgaben automatisieren – vor allem solche, bei denen Bankmitarbeiter mehrere Stunden am Tag mit aufwendigen, manuellen Customer Due Diligence- und Know Your Customer-Untersuchungen verbringen. Darüber hinaus nimmt auch das Durchkämmen sowohl interner als auch externer Systeme, um relevante Daten über Kunden zu erfassen, sehr viel Zeit in Anspruch.
Oftmals sind diese Prozesse noch nicht automatisiert, was Banken sehr teuer zu stehen kommt: Je mehr manuelle Tätigkeiten die Mitarbeiter ausführen, desto mehr leiden Produktivität und Reaktionszeiten. Außerdem steigt die Fehleranfälligkeit signifikant. Dabei wird häufig vergessen, dass dies in vielen Fällen auch gravierende Auswirkungen auf die Endkunden hat. Mit Robotic Process Automation lassen sich derartige ineffiziente Prozesse in Banken automatisieren und optimieren.
Geldautomaten als Beispiel für Robotik im Bankgeschäft
Ein Beispiel, das den Erfolg von Robotik im Bankgeschäft bereits sehr deutlich unterstreicht, sind Geldautomaten: Kunden können heute jederzeit Bargeld abheben – wo und wann immer sie wollen. Für Bankmitarbeiter wiederum reduziert das den Zeitaufwand für das Zählen und Auszahlen von Geld. So haben sie schon allein dadurch mehr Zeit für die Kundenberatung sowie für den Verkauf von Bankprodukten und -dienstleistungen.
Doch das allein reicht nicht aus. Noch immer müssen Mitarbeiter einen großen Teil ihrer Zeit mit repetitiven Aufgaben verschwenden.
Vorteile von Robotic Process Automation
Damit Bankmitarbeiter sich noch stärker auf den Kundenservice konzentrieren können, ist die Einführung einer RPA-Lösung sinnvoll. Mitarbeiter übergeben Software-Robotern zeitfressende, langweilige, aber notwendige Aufgaben.
Auch hinsichtlich der Einhaltung von Compliance-Vorschriften bietet RPA signifikante Vorteile, da Software-Roboter immer den gleichen Schritten folgen und nicht davon abweichen. So lassen sich beispielsweise zeitgleich viel mehr Datenpunkte und damit weitere Kriterien etwa zur Kreditvergabe überprüfen und somit ein genaueres Ergebnis erzielen. Die Roboter legen zudem alle relevanten elektronischen Daten und Dokumente den Vorschriften entsprechend ab, wodurch die Qualität verbessert und der Auditprozess optimiert wird.
Sechs Schritte zur Automatisierung mit RPA
Doch wie gelingt ein unkomplizierter Einstieg in Robotic Process Automation? Die folgenden sechs Schritte sollten Finanzunternehmen vor der Einführung einer solchen Lösung beherzigen:
- Aktuelle Prozesse bewerten,
- Aktuelle Prozesse analysieren,
- Anwendungsfälle für RPA identifizieren,
- Anwendungsfälle priorisieren,
- Mit einem Proof-of-Concept starten,
- RPA-Lösung skalieren.
1. Aktuelle Prozesse bewerten
Im ersten Schritt ist es wichtig, zu identifizieren, welche Prozesse und Tools in einer Bank vorhanden sind, und sie zu bewerten. Welche Prozesse funktionieren richtig gut? In welchen schlummert ein noch ungenutztes Automatisierungspotenzial?
2. Aktuelle Prozesse analysieren
Als nächstes sollte die Bank überprüfen, wie hoch die durchschnittlichen Kosten bzw. Zeitaufwendungen für die identifizierten Prozesse sind. Diese erhobenen Zahlen sollten sie mit den Industriestandards vergleichen. Sehr häufig erkennen Banken anhand dessen bereits großes Einsparungspotenzial und sehen, an welcher Stelle sie mit RPA am besten starten sollten.
3. Anwendungsfälle für RPA identifizieren
Danach gilt es zu entscheiden, welche Abläufe und Tätigkeiten besonders gut für die Automatisierung geeignet sind. Eine gute RPA-Lösung kann hierbei nicht nur einfache, sich wiederholende Tätigkeiten automatisieren, sondern auch komplexere und kognitive Tätigkeiten wie beispielsweise das Erfassen, das Verstehen und das Verarbeiten von Dokumenten.
4. Anwendungsfälle priorisieren
Um die größtmögliche Wirkung zu erreichen, empfiehlt es sich, verschiedene Anwendungsfälle nach Wichtigkeit zu sortieren. Das Ziel des ersten Einsatzes von RPA besteht darin, Produktivitätssteigerungen und einen schnellen ROI sofort zu realisieren. Schließlich möchten Finanzunternehmen den Erfolg von RPA gegenüber Stakeholdern, der Führungsetage und innerhalb der Branche beweisen.
5. Mit einem Proof-of-Concept starten
Es empfiehlt sich, zunächst einen sehr einfachen Prozess zu automatisieren – beispielsweise das Erstellen von Reports in der Personal- und Finanzabteilung, Änderungen von Stammdaten in mehreren Systemen oder die Rechnungsstellung. Ein erfolgreicher Proof-of-Concept wird schnell verdeutlichen, wie simpel die Erstellung der Software-Roboter ist und wie viel Arbeit diese virtuellen Kollegen den Mitarbeitern abnehmen.
6. RPA-Lösung skalieren
Neben der Zeit- und Kostenersparnis bietet RPA viele weitere Vorteile. Die Kundenzufriedenheit steigt, da die Bank deutlich schneller auf Kundenanfragen reagieren kann. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert sich, da sie sich anstelle eines langweiligen Daten-Kopierens auf deutlich wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können. Um RPA künftig unternehmensweit ausrollen zu können und dadurch noch mehr von RPA zu profitieren, empfiehlt es sich, eine Roadmap zur Skalierung zu erarbeiten. Dies erlaubt es, die Anzahl der Roboter, die Banken innerhalb einer Business-Unit oder eines bestimmten Prozesses einsetzen, sukzessive zu erhöhen. Weltweit setzen zahlreiche Finanzdienstleister bereits Tausende von Software-Robotern ein. Mit der richtigen Architektur erfolgt die Skalierung der Roboter einfach und kostengünstig.
Rollout von RPA
Sobald Banken diese sechs Schritte erfolgreich absolviert haben, steht einem unternehmensweiten Rollout von RPA nichts mehr im Wege. Für den Rollout sollte das Finanzinstitut ein funktionsübergreifendes RPA-Team (Center of Excellence) zusammenstellen. Hierbei ist es ratsam, dass sich Mitarbeiter aus Fachabteilungen und IT-Bereich austauschen, um spezifische Anwendungsfälle für die Nutzung von RPA zu identifizieren und umzusetzen. Nach den ersten Umsetzungserfolgen wird es kaum noch Abteilungen geben, die RPA nicht einsetzen wollen.
RPA verändert die Arbeit in Finanzinstituten zum Positiven und kann insbesondere hinsichtlich gestiegener Compliance-Anforderungen eine sehr wertvolle Unterstützung bieten. Bei vielen Banken steht es auf ihrer Projektliste für 2019 darum an oberster Stelle.