Einsatzbereit trotz Coronavirus? Virtuelle Büros erfordern Kreativität und Disziplin um Projekte und Betrieb remote sicherzustellen. Doch welche Tools eigenen sich? Und wie gehen Sie mit Herausforderungen in Remote-Projekten und in der Team-Kommunikation um?
Im Zuge der Corona-Krise arbeiten viele Menschen aus dem Home Office digital zusammen.
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Die aktuellen Ereignisse um den Coronavirus haben viele Unternehmen in den vergangen Wochen zu Remote-Lösungen gezwungen und vor die Herausforderung gestellt, innerhalb weniger Tage die gewohnte Arbeitsstruktur teilweise vollständig umzustellen. Seit vielen Jahren organisieren wir unsere Teams bereits über digitale Kanäle, Plattformen und Tools um unseren Kunden voll einsatzbereit begegnen zu können, unabhängig davon, wo sich unsere Mitarbeiter befinden. Besonders in Zeiten gefährdeter Lieferketten steht für uns daher die Bewahrung der Wertschöpfungskette unserer Kundenprojekte mehr denn je im Vordergrund.
Da die GFT auf mehrjähriges Know-how in Remote-Projekten zurückgreift, leisten wir Dank agiler Vorgehensweise und dynamischen Lieferketten den gewohnten Service und können zusätzlich auf neue Bedürfnisse bei Kunden und damit auf die aktuellen Herausforderungen optimal reagieren.
Einsatzbereitschaft in Remote-Organisation sichern
Die folgenden Best-Practices im Umgang mit geeigneten Collaboration-Tools, Team-Kommunikation und Meeting-Richtlinien geben einen Einblick in die digitale Organisation unseres Scrum-Teams:
Tool-Auswahl
Abweichende Sicherheitsbeschränkungen auf Kunden- und Dienstleisterseite gestalten die Wahl eines Tools mitunter komplizierter als erwartet. Ein kompatibles Tool erfordert daher die Vereinbarung beider Dimensionen um eine erfolgreiche Zusammenarbeit gewährleisten zu können. Für den direkten und schnellen Informationsaustausch haben sich Microsoft Teams und Skype for Business sowohl intern als auch in Kundenprojekten etabliert, da die Programme mit einer unkomplizierten Benutzeroberfläche arbeiten und problemlos im Web genutzt werden können. Jedes der Programme lässt sich auch bei hohen Sicherheitsbeschränkungen problemlos anwenden.
Kontinuierliche Kommunikation
Asymmetrische Informationsstände sind nicht selten die Hauptursache für Missverständnisse und Projektineffizienz. Daher stehen wir mit unseren Kunden in regelmäßigem Dialog über einen der Dienste (MS Teams, Slack oder Mattermost) und können somit Kommunikations-Barrieren entgegenwirken. Um einen reibungslosen Ablauf während der virtuellen Besprechung sicherzustellen und die vorhandene Zeit effektiv nutzen zu können, sollte sich jeder Teilnehmer vorab über die Funktionalität des entsprechenden Programms vergewissern. Bei Einführung eines unbekannten Programms sollte ein Probelauf angesetzt werden.
Qualitätsmanagement und Organisation
Unabhängig der Projektgröße nutzen wir die Atlassian Management-Tools JIRA und Confluence, dadurch behalten wir den Überblick über aktuelle Arbeitsstände, Aufgaben und Timings. Während sich Confluence besonders für projektspezifische Wikis oder das Dokumentieren von Meeting-Notizen eignet, wird JIRA für die Tagesplanung in unseren Daily Stand-ups genutzt. Daily Stand-ups selbst erweisen sich als wichtiges Instrument zur Arbeitsplanung- und Steuerung.
Disziplin als Grundlage virtueller Meetings
Unter Berücksichtigung bestimmter Verhaltensregeln sind die Erfolgsaussichten für eine produktive Zusammenarbeit gut. Darunter zählt vor allem auch die Beseitigung von Störfaktoren wie Mails oder Smartphones, die vom eigentlichen Gespräch ablenken.
On Time
Das Einhalten festgesetzter Zeiten in Terminen wie beispielsweise Uhrzeit und Dauer, sowie die Vor- und Nachbereitung der Gesprächsinhalte sorgen für zielführende Ergebnisse, ob virtuell oder vor Ort.
Up-to-Date
Zur Dokumentation und Planung von Tagesaufgaben werden Task-Boards vor unserem Daily Stand-up auf den aktuellsten Stand gebracht und einer Person zugeordnet. So wirken wir Unstimmigkeiten und schwer überschaubaren Verschiebungen von Aufgaben während des Meetings zu entgehen.
On Focus
Ein strukturiertes Vorgehen in Online Meetings unterstützt die Produktivität und Zielerreichung. Unser Vorgehen im täglichen Planungs-Meeting umfasst einen aufeinanderfolgenden und von den jeweiligen Teammitgliedern initiierten Redeanteil (10 Mitarbeiter á 90 Sekunden). So können Wortüberschneidungen verhindert und die relevanten Themen platziert werden:
- Fortschritt seit dem letzten Daily
- Tagesplanung
- Hindernisse während der Aufgabenrealisierung
Agile Mindset
Mithilfe eines Kanbanboards behält jedes Mitglied jederzeit den Überblick über Tagesziele und Aufgabenstände. Unser Scrum-Team bedient sich dabei an den drei Spalten „Backlog, In Progress, Done“ um festgelegte Ziele einzuhalten. Darüber hinaus eignet sich die Pomodoro-Technik unterstützend für Zeit- und Selbstmanagement.
Motivation und Zusammenhalt im Team sind erfolgsentscheidend
Mit geeigneten Tools haben wir einen virtuellen Meeting-Raum geschaffen um einen regelmäßigen und übergreifenden Austausch gewährleisten zu können. Letzten Endes zählt jedoch insbesondere die Motivation und der Zusammenhalt im Team, der für den Erfolg neuer Arbeitsstrukturen und das Meistern von Herausforderungen entscheidend ist.