Heute ist es dank neuer Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) problemlos möglich, Finanzprozesse zu automatisieren. Allerdings ist nicht jeder Prozess geeignet und es gilt, Stolperfallen zu beachten.
Wie mit Robotic Process Automation Lücken bei der Finanzprozessautomatisierung geschlossen werden können.
Partner des Bank Blogs
Jeder, der schon einmal in London war und die U-Bahn benutzt hat, kennt die berühmte Durchsage „Mind the Gap“. Damit möchte man insbesondere die Besucher der Stadt warnen, denn der Abstand zwischen U-Bahn und Bahnsteig ist relativ groß. Gerade Touristen riskieren sonst, beim Ein- und Aussteigen zu stolpern oder zu stürzen. Diese Ansagen laufen aber schon seit längerer Zeit automatisch – sobald sich die Türen des U-Bahn-Zugs öffnen. Das ist der Idee von RPA gar nicht unähnlich: Auch Robotic Process Automation (RPA) will vor allem die Effizienz erhöhen und Risiken minimieren.
Lücken in der Finanzprozessoptimierung
Viele Unternehmen haben mit kritischen Lücken in Prozessen der automatischen Verarbeitung von Dokumenten und Finanztransaktionen zu kämpfen. Normalerweise lassen sich 50 bis 90 Prozent der typischen Finanzprozesse, wie etwa Procure-to-Pay, Order-to-Cas- und Record-to-Report, automatisieren. Dafür setzen viele Unternehmen Erfassungs- und Workflowlösungen ein.
Trotz Automatisierung bleibt eine Lücke häufig bestehen: Manuelle Tätigkeiten bei Abläufen, die systemübergreifende Aktivitäten und Aufgaben erfordern. Darunter fallen beispielsweise die Eingabe von Informationen in Anwendungen, die Anmeldung an Lieferantenportalen, um Informationen zu beschaffen, oder die manuelle Aktualisierung von Finanzdaten sowie ERP-Anwendungen in Excel-Tabellen.
Wenn Unternehmen ihre durchgängigen Finanzprozesse kritisch prüfen, erkennen sie höchstwahrscheinlich Lücken, die unbedingt zu schließen sind – unabhängig davon, wie hoch der Automatisierungsgrad der Prozesse bereits ist.
Lücken mittels RPA schließen
Diese Unternehmen sollten auf Robotic Process Automation, das neue Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Machine Learning beinhaltet, zurückgreifen. Bei RPA der nächsten Generation handelt sich um eine intelligente Automatisierungstechnologie, die manuelle Routineaufgaben mittels Software-Roboter übernimmt. Beispiele dafür sind das Kopieren, Erfassen, Einfügen, Konsolidieren und Eingeben von Daten. Diese entlasten die Mitarbeiter von repetitiven, zeitaufwendigen Aufgaben.
Erfolgversprechende Ansätze zur Nutzung von RPA
Einige vielversprechende Ansätze, bei denen Software-Roboter manuelle Tätigkeiten automatisieren können sind:
- Lücken bei der Automatisierung von Procure-to-Pay-Prozessen,
- Lücken bei der Automatisierung von Quote-to-Cash-Prozessen oder
- Lücken bei der Automatisierung von Record-to-Report-Prozessen
Lücken bei der Automatisierung von Procure-to-Pay-Prozessen
- Lieferantenaufnahme: Um den Ein- und Ausgang von elektronischen Rechnungen zu rationalisieren, verwenden viele Unternehmen inzwischen Rechnungsportale. Die Aufnahme neuer Lieferanten erfolgt jedoch häufig manuell. Neue Zulieferer lassen sich mithilfe von Software-Robotern unkompliziert überprüfen. Sie erzeugen einen umfassenden Bericht zum neuen Lieferanten – etwa zu Bonität oder Steuerdaten.
- Portalabfragen: Um mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, nutzen viele Unternehmen schlecht integrierte Portale. Über Software-Roboter lassen sich alle Portale verknüpfen. Das erlaubt, Informationen automatisch zu erfassen oder zu buchen – entweder zu festgelegten Zeiten oder auf Basis eines definierten Workflows. So entfallen Arbeitsprozesse wie die An- und Abmeldung von Portalen sowie das Kopieren von Daten.
Lücken bei der Automatisierung von Quote-to-Cash-Prozessen
- Preisvergleiche bei Lieferanten: Wenn es darum geht, Angebote für Kunden zu erstellen, ist es für Mitarbeiter sehr zeitaufwendig, Lieferantenpreise manuell zu vergleichen. Diese Daten kann ein Software-Roboter effizient bereitstellen.
- Neukundenaufnahme und Stammdatenpflege: Wenn Unternehmen neue Kunden gewinnen, müssen sie diese überprüfen und im System anlegen. Außerdem sind die Daten regelmäßig zu validieren und zu aktualisieren – Aufgaben, die ein Software-Roboter problemlos übernehmen kann.
Lücken bei der Automatisierung von Record-to-Report-Prozessen
- Unterstützung bei Finanzabschlüssen: Finanzabschlüsse und -berichte sind Bestandteil sämtlicher Buchhaltungsaufgaben und -prozesse. Der Prozess beinhaltet beispielsweise das Schließen von Nebenbüchern über die Erstellung und Übermittlung von Finanzunterlagen, etwa an Regulierungsbehörden. Viele Systeme, Abteilungen und Mitarbeiter sind in diese Prozesse eingebunden. Normalerweise müssen Mitarbeiter Daten aus Quellen wie Excel in den Nebenbüchern verbuchen. Das ist ein sehr aufwendiger Prozess, den RPA ebenfalls vollständig automatisieren kann.
- Datenverwaltung: Wenn es um die finanzielle und betriebliche Performance eines Unternehmens geht, muss die Zusammenstellung von Daten meist sehr schnell geschehen – nicht zuletzt, weil es sich um eine geschäftskritische Aufgabe handelt. Diese Daten manuell zu erfassen, zu verarbeiten, bereitzustellen und gegebenenfalls zu ergänzen, artet oft in Hektik aus und birgt zahlreiche Fehlerquellen. Diese Tätigkeit kann ein Software-Roboter übernehmen, der Geschäftsführern zugleich wichtige Einblicke in das Geschäft eröffnet.
Vorteile von RPA
Neben den bereits erwähnten Vorteilen wie der Zeit- und Kostenersparnis bringt der Einsatz von RPA weitere positive Aspekte mit sich. Unternehmen können die Kundenzufriedenheit steigern, da sie deutlich schneller auf die Anfragen von Kunden reagieren können. Gleichzeitig steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Denn anstatt auf eine sehr ermüdende Aufgabe – wie beispielsweise das Kopieren von Daten – können sie sich auf deutlich wertvollere Tätigkeiten konzentrieren. Durch den Einsatz von RPA profitieren Unternehmen also in vielerlei Hinsicht.
