Treffen Finanzdienstleister mit ihren Kunden wichtige Vereinbarungen, wird diese immer mit einer Unterschrift besiegelt. Inzwischen erweist sich eine elektronische Signatur häufig als die praktischere Alternative, weshalb sich immer mehr Finanzdienstleister dafür interessieren.
Die digitale Signatur wird auch im Banking immer beliebter.
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Treffen Finanzdienstleister mit ihren Kunden wichtige Vereinbarungen, besiegeln sie diese immer mit einer Unterschrift. Dafür muss niemand mehr zwingend Papierbogen und Tintenfüller zur Hand nehmen. Inzwischen erweist sich eine elektronische Signatur häufig als die praktischere Alternative. Dafür nicht extra einen persönlichen Termin vereinbaren zu müssen, verschlankt volle Kalender. Zudem entfällt das umständliche Ausdrucken und Scannen von Mail-Anhängen.
Daher interessieren sich immer mehr Finanzdienstleister für den elektronischen Signaturprozess, wie ihn der Dienst Adobe Sign ermöglicht.
Die 10 wichtigsten Fragen und Antworten zur elektronischen Signatur
Nachstehend sind die 10 wichtigsten Fragen und Antworten zur elektronischen Signatur – am Beispiel des Signaturdienstes Adobe Sign – zusammengefasst.
1. Wie kann ein Endkunde eine elektronische Signatur leisten?
Dafür muss kein Kunde Software oder Hardware installieren. Da Adobe Sign über eine Weboberfläche läuft, genügt dem Kunden ein Rechner mit Zugang zum Browser und zum Internet. Auch mobil kann der Endkunde auf jedem gängigen Smartphone und Tablet unterschreiben. Mitunter benötigt der Kunde noch eine Webcam. Das ist dann der Fall, wenn bei Dokumenten mit erhöhen Sicherheitsanforderungen die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz kommt. Seine Identität bestätigt der Kunde dann nämlich per Video.
2. Brauche ich als Versender Adobe-Software für Adobe Sign? Womit liest der Empfänger die Dokumente?
Der gesamt Signatur-Prozess erfolgt im Browser, wie er auf praktisch jedem Computer, Smartphone und Tablet vorhanden ist. Das vorherige Erstellen des Dokuments ist mit jeder Software möglich, die PDF ausgibt. Aber auch die PDF-Fähigkeit ist keine zwingende Voraussetzung, da Adobe Sign als Ausgangsformat ebenfalls Word-Dokumente, JPG-Bilder, Power-Point-Präsentation und viele andere gängige Dateitypen akzeptiert.
3. Wird der Signatur-Prozess ausschließlich per E-Mail durchgeführt oder lässt er sich auch auf einer Webseite einbinden?
Den Signatur-Prozess per E-Mail vorzunehmen, ist die gängigste Vorgehensweise. Alternativ lässt sich der Signatur-Prozess mit Adobe Sign auch als sogenanntes Widget in eine Webseite integrieren. Dann führt ein Link auf der Webseite zu dem zu unterzeichnenden Dokument.
4. Ist die elektronische Signatur genauso rechtsgültig wie eine herkömmliche auf Papier?
Ja, die elektronische Signatur kann als sogenannte gewillkürte Schriftform in einem Vertrag rechtsgültig vereinbart werden. Das heißt, die Parteien können selbst festlegen, welche Form sie bevorzugen. Der Gesetzgeber räumt eine als Privatautonomie bezeichnete Entscheidungsfreiheit ausdrücklich ein. Somit können Vertragspartner auch eine elektronische Signatur als valide Basis für einen Vertragsschluss verwenden. In den meisten Fällen genügt dafür eine normale elektronische Signatur. In manchen Fällen schreibt das Gesetz die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur vor.
5. Was ist, wenn ein anderer Nutzer auf das Mail-Konto des eigentlichen Empfängers zugreift?
Unternehmen können auf Wunsch bei Adobe Sign eine zusätzliche Sicherheitsebene einziehen und damit vorbeugen, dass Unbefugte unterschreiben. Gemeint ist die sogenannte Zwei-Faktor-Authentifikation. Sie verlässt sich nicht nur auf die persönliche E-Mail-Adresse als Identitätsnachweis. Stattdessen fordert sie zusätzlich einen Einmal-Code, den der Empfänger zuvor per SMS an die persönliche Handy-Nummer erhält. So kann ein Empfänger erst dann das Dokument unterzeichnen, nachdem er den richtigen Code eingibt. In der Praxis ist es sehr unwahrscheinlich ist, dass jemand Unbefugtes gleichzeitig Zugang zum E-Mail-Konto sowie zum Handy und der Entsperr-Sicherung des rechtmäßigen Unterzeichners hat. Daher gewährleistet diese Lösung eine hohe Sicherheit.
6. Warum ist Adobe Sign nur als Cloud-basierte Anwendung verfügbar?
Dies ist in dem Konzept von Adobe Sign begründet. Die Verankerung in der Cloud ist eine Voraussetzung, um alle Informationen zusammenzuführen, die für die Dokumentation des Signatur-Prozesses notwendig sind. Dadurch lässt sich gerichtsfest nachvollziehen, welcher Vertragspartner zu welchem Zeitpunkt mit welchem Gerät die Unterschrift geleistet hat. Mit einer „On-premise“-Lösung wäre dies in dieser Form nicht umsetzbar.
7. Bietet Adobe Sign eine Archiv-Funktion?
Ja. Auf Wunsch können Kunden auch die Archiv-Funktion der Cloud-Plattform von Adobe Sign nutzen. Dadurch lässt sich jeder Vertrag sicher archivieren und dank Suchfunktion auch nach Jahren noch schnell und einfach auffinden. Unternehmen, die Adobe Sign für die elektronische Signatur nutzen, können die Vertragsdokumente natürlich auch in ihrer eigenen Server-Umgebung speichern. Dann verbleiben die Vertragsdokumente nur für die Abwicklung des technischen Vorgangs auf den Servern von Adobe Sign und werden nach wenigen Sekunden gelöscht. Ob und wie lange Dokumente bei Adobe Sign archiviert werden sollen, können Kunden im Zuge des Lizenzvertrags festlegen. Unabhängig davon ist es möglich, viele gängige Archivsysteme per Programmierschnittstelle mit Adobe Sign zu verknüpfen.
8. Inwiefern lässt sich Adobe Sign per Programmierschnittstellen in bestehende Systeme einbinden?
Adobe setzt auf ein offenes System und ermöglicht daher Entwicklern auf vielfältige Weise, Adobe Sign in die bestehende IT-Landschaft von Unternehmen zu integrieren. Von Haus aus hat Adobe Sign Schnittstellen unter anderem zu SAP, Microsoft Dynamics, Sharepoint und Salesforce an Bord. Auch eigenentwickelte Systeme mit Adobe Sign zu verknüpfen, ist ein Leichtes. Aufgrund der detaillierten Dokumentation der Adobe Sign API ist die Einbindung für Entwickler schnell zu bewerkstelligen.
9. Was kostet die Nutzung von Adobe Sign?
Unternehmen, die Adobe Sign für den Versand von zu unterzeichnenden Dokumenten verwenden wollen, können zwischen verschiedenen Lizenzmodellen wählen. Abhängig von der Anzahl der Nutzer und Transaktionen erstellt Ihnen Adobe ein Angebot. Lizenzpakete für Adobe Sign sind für Unternehmenskunden ab 3.000 Euro pro Jahr erhältlich. In diesem Preis sind zehn Nutzer und 300 Transaktionen pro Nutzer inbegriffen. Für den Empfänger ist die Nutzung kostenlos.
10. Wie schnell kann ich Adobe Sign in meinem Unternehmen einbinden?
Das geht sehr kurzfristig, da Adobe Sign nach dem „Software-as-a-Service“-Prinzip keine Hardware- und Software-Installation erfordert. Sobald der Lizenzvertrag vereinbart und der Account angelegt ist, können Anwender direkt loslegen und Dokumente zum Unterschreiben versenden.
Zusätzliche Informationen zu diesen und weiteren Fragen erhalten Sie in diesem Download-Paket, das speziell auf den Wissensbedarf der Finanzbranche zugeschnitten ist. Finanzdienstleister, die sich von Adobe Sign überzeugen möchten, können den Dienst 14 Tage lang in vollem Umfang ohne Funktionsbeschränkung ausprobieren. Weitere Infos unter https://acrobat.adobe.com/de/de/sign.html.