Digitales Coworking gehört bei vielen internationalen Unternehmen gerade im Banken- und Finanzsektor immer mehr zum Standard. Die besonderen Rahmenbedingungen begünstigen die Entwicklung und bieten damit die Chance, einen Blick auf die dort etablierten Best Practices und Lessons Learned zu werfen.
Was der Blick in die Finanzbranche über die Formen der Zusammenarbeit der Zukunft verrät.
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Die Globalisierung und die digitale Vernetzung schreiten immer weiter voran. Davon ist insbesondere der Finanzsektor betroffen, weil sich hier Entwicklungen aufgrund seiner internationalen Ausrichtung besonders früh abzeichnen. Dabei werden vor allem die Formen der Zusammenarbeit zwischen Kollegen, Unternehmen und Freiberuflern immer komplexer. Unternehmen im Finanzsektor sind nicht selten in mehreren Zeitzonen vertreten und arbeiten mit externen Dienstleistern zusammen. Für sie wird globales und digitales Coworking immer mehr zum Normalfall.
Sowohl die Globalisierung selbst als auch das Outsourcing bestimmter Dienstleistungen wären ohne die Digitalisierung kaum denkbar. Moderne Kommunikationsmittel wie Collaboration Tools nehmen vor dem Hintergrund immer komplexer werdenden Zusammenarbeit mit Kollegen überall auf der Welt oder auch mit Freiberuflern in Projekten eine zentrale Rolle ein. Damit alle Prozesse ineinandergreifen und alle Beteiligten optimal zusammenarbeiten können, arbeiten die ersten Instituten an einer Traumvision: Der digitalen Bank.
Die Voraussetzungen für digitales Coworking
Die Grundvoraussetzung für digitales Coworking ist zunächst die konsequente Eliminierung beziehungsweise die konsequente Digitalisierung von allen analogen, papierbasierten Prozessen. Alle Daten und Informationen, die nicht auch in digitalisierter Form vorhanden sind, lassen sich auch nicht bei der Zusammenarbeit nutzen. Auch relevante Informationen, die sich On Premises oder in Datensilos befindet, sind für hybride Teams verloren. Die Lösung für dieses Problem sind Cloud-Lösungen. Unabhängig vom Arbeitsort und der -zeit haben alle an einem Projekt beteiligten Zugriff. Versionskonflikte gehören im Cloud-Zeitalter ebenfalls der Vergangenheit an.
Weitere Voraussetzungen für globales, digitales Coworking sind Collaboration Tools zur Kommunikation und zum Projekt-Management. Neue Technologien wie KI-basierte Chatbots lassen sich dort ebenfalls leicht einbinden und stellen eine gute Möglichkeit dar, um das Wissens- und Informationsmanagement zu optimieren.
Im Finanzsektor steht Sicherheit an erster Stelle
Datensicherheit hat insbesondere im Finanz- und Bankensektor absolute Priorität. Nicht zuletzt deswegen können die Lösungen aus diesem Bereich als zukunftsweisend gelten. Eine Grundvoraussetzung für die Entwicklung von Sicherheitsstrategien sind eine genaue Prozessanalyse und anschließende Prozessoptimierung. Denn nur wenn alle an einem Prozess beteiligten Akteure identifiziert sind, lassen sich hinreichende Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. In diesem Zusammenhang bietet das „cloudbasierte Intranet“ im Vergleich zu anderen Lösungen einen besonders hohen Schutz innerhalb eines Daten- und Kommunikationsnetz.
Abhängig vom Anbieter können aber auch Cloud-Lösungen mehr Sicherheit bieten als offene Systeme oder die firmeneigene IT. Cloud-Anbieter, deren Server in der EU betrieben werden, unterliegen ab Mai 2018 der neuen DSGVO und müssen damit einen erhöhten Standard beim Thema Datenschutz und Sicherheit. Zusätzlich lassen sich weitere Services zwischen Cloud und Nutzer schalten: Cloud Access Security Broker oder CASB. Auch Methoden wie Machine Learning und Deep Learning, die im Finanzsektor schon länger im Bereich Fraud Detection eingesetzt werden, finden mehr und mehr Eingang in Cyber-Security-Anwendungen.
Optimale Integration projektbezogener Freiberufler in Unternehmensstrukturen
Mixed Teams oder hybride Teams bestehen in der Regel aus firmeneigenen Mitarbeitern und Freiberuflern von Dienstleistern wie SOLCOM. Um zu gewährleisten, dass alle externe beziehungsweise projektbezogene Mitarbeiter optimal zusammenarbeite können, sind mehrere Voraussetzungen notwendig. Zum einen das Aufbrechen von Daten- und Wissenssilos, damit alle Teammitglieder gleichermaßen Zugriff auf relevante Informationen haben.
Zum anderen sind einheitliche Software-Lösungen essentiell. Bei global operierenden Unternehmen ist es nicht unwahrscheinlich, dass unterschiedliche Business-Units auf individuelle Software-Lösungen setzen. Je ausgeprägter die IT-Fragmentierung in einem Unternehmen oder einem Projekt ist, desto schwieriger lassen sich Freiberufler in die Prozesse integrieren. Insbesondere weil Projekte immer mehr abteilungsübergreifende Lösungen erfordern sind Legacy-Probleme und IT-Fragmentierung entscheidende Hindernisse.
Schnittstelle zwischen Unternehmen und Experten: Collaboration Tools
Collaboration-Tools sind eine der zentralen Schnittstellen zwischen Unternehmen und externen Mitarbeitern. Die heute bekanntesten Beispiele stammen aus dem Bereich Kommunikation, stellen aber im Grunde einen Unterbereich dar. Hier spielen Instant-Messenger wie Slack, Just oder Bitrix eine wichtige Rolle. Über sie lassen sich in der Regel auch Chatbots und andere Produktivität-Tools einbinden, die die Zusammenarbeit fördern. Mit zu den wichtigsten Arbeitsinstrumenten zählen jedoch Projekt-Management-Tools. Diese gibt es sowohl als Standard-Anwendungen von den namhaften Softwarekonzernen oder als Individuallösung von kleineren Softwarehäusern.
Beim digitalen Coworking gibt es inzwischen aber eine große Zahl an unterschiedlichen Tools, die Spezialaufgaben lösen und entsprechend Ergänzungen zu anderen Collaboration-Tools darstellen. File-Sharing-Tools können zum Teil Funktionen von Cloud-Diensten ergänzen. Bestimmte Lösungen sind auch deswegen beliebt, weil sie mehrere Funktionen miteinander vereinen. In Abhängigkeit vom Projekt können Tools, die Mindmapping, Wissensmanagement, Kommunikation und Projektmanagement zusammen vereinen, entscheidende Vorteile hinsichtlich der Produktivität und der Zusammenarbeit insgesamt bringen.
Collaboration steht im Zentrum der Arbeitswelt der Zukunft
In der Arbeitswelt der Zukunft wird der Unterschied zwischen Angestelltem, Freiberufler oder externem Dienstleister immer mehr verschwimmen. In diesem Zuge wird die Fähigkeit zur Collaboration immer mehr zum Erfolgsfaktor in einer globalisierten und digitalisierten Ökonomie. Die entscheidende Frage wird in Zukunft sein, wer die passende Expertise für eine bestimmte Aufgabe hat und ob diese Experten beziehungsweise „Wissensarbeiter“ optimal in Projekte eingebunden werden können.
Heute gelingt dies insbesondere durch den Einsatz von Collaboration-Tools. Durch sie werden jedoch auch alle angrenzenden Arbeitsprozesse dynamischer. Sie stellen damit eine der Grundlagen für eine agile Arbeitsweise dar. Sie allein machen aber aus einem Unternehmen noch keine digitale Company. Vielmehr sind sie ein wichtiger Bestandteil eines Gesamtpaketes, das neben IT-Infrastruktur, Unternehmenskultur und Leadership umfasst. Lange Zeit ein fester Bestandteil für Freiberufler und Start-ups, steht digitales Coworking im Zentrum der Arbeitswelt der Zukunft.