Kosten senken und Prozesse optimieren durch ausgelagerten Dokumentenoutput

Der Ruf nach Business Continuity und Prozessoptimierung wird gerade in Krisenzeiten bei Finanzinstituten lauter. Welche Rolle spielt Outsourcing in diesem Zusammenhang und inwiefern unterstützt ein einzigartiges Vier-Standorte-Konzept dabei?

Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht effiziente Prozesse und Senkung der Kosten.

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Jeden Tag versenden Finanzdienstleister mehrere tausend Geschäftsbriefe. Darunter Vertragsdaten, aktuelle Berichte zu Investments, Bausparverträge oder Kontoauszüge ihrer Kunden. Zusätzlich müssen sie eine große Menge interner Briefe an die Mitarbeiter übersenden – beispielsweise Gehaltsabrechnungen und andere wichtige Dokumente. So beläuft sich das Gesamtvolumen verschickter Briefe bei einer einzigen Großbank schnell auf einen dreistelligen Millionenbereich im Jahr. Riesige Produktionsmaschinen sind für den Druck der Briefe nötig und spezialisierte Mitarbeiter halten den Betrieb aufrecht.

Nicht nur wegen des fehlenden Platzes oder der rar werdenden Output-Spezialisten wird der Ruf nach externen Dienstleistern laut. Auch mit Blick auf das schwierige Marktumfeld, mit denen Kreditinstitute seit vielen Jahren zu kämpfen haben, gewinnen Outsourcing-Möglichkeiten an Bedeutung, um Kosten zu sparen und im besten Fall die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Outsourcing zur Kostenoptimierung

Vor allem in der Telekommunikationsbranche hat die Outsourcing-Welle der Geschäftspost schon stattgefunden: Services wie das Produzieren und Versenden von Briefen werden aufgrund der Komplexität und dem ressourcenintensiven Handling an externe Dienstleister ausgelagert. In Ländern wie Frankreich oder dem Vereinigten Königreich sind auch viele Kreditinstitute bereits diesen Schritt gegangen. Hierzulande hinken jedoch verschiedene Banken und Versicherungen der Entwicklung noch hinterher. Dabei ist die Branche grundsätzlich nicht abgeneigt gegenüber Outsourcing-Maßnahmen: Laut einer Studie von PwC erhoffen sich 73 Prozent der Banken durch Outsourcing Zugriff auf spezialisierte Ressourcen.

Die meisten denken dabei an die Implementierung von neuen Technologien wie Robotics oder Künstliche Intelligenz. Dass sich jedoch auch durch die Auslagerung des Dokumentenmanagements immense Vorteile ergeben, ist zwar vielen bewusst, aber die Entscheidungen werden nicht konsequent angegangen.

Allrounder in der Kundenkommunikation

Besonders effizient lässt sich das Dokumentenoutput dann gestalten, wenn der Outsourcing-Partner alle Prozesse rund um die Kundenkommunikation abdeckt und sowohl Adress- und Datenmanagement, digitalen Druck, die sofortige Senkung der Portokosten und den Versand übernimmt. Durch dieses Rundum-Paket sparen Finanzdienstleister Kosten und interne Ressourcen durch eine vereinfachte Koordination.

Aufgrund der Marktabdeckung und Bandbreite der Services und mit rund einer Milliarde Euro Umsatz ist die Paragon Group Marktführer in Europa und daher auch für länderübergreifend aufgestellte Banken der passende Partner im Bereich Dokumentenmanagement. Im deutschsprachigen Raum unterstützt Paragon Customer Communications bereits sehr viele Unternehmen und verschickt rund 350 Millionen Briefe jährlich.

Paragon Customer Communications verarbeitet zentral eingehende Daten standortoptimal und druckt in der Folge empfängernah. Das sorgt für kurze Transportwege, günstigere Portokosten und entlastet die Umwelt.

Unter höchsten Zertifizierungsstandards im Datenschutz wie ISO 27001 oder ISAE 3402 werden sensible Daten verarbeitet. Um die Produktion und ggf. die Zustellung der Dokumente zu optimieren, werden die zu produzierenden Briefe digital vorsortiert, auf verschiedene Standorte aufgeteilt und somit möglichst empfängernah produziert. Dieses Vorgehen ist einzigartig und bringt entscheidende Vorteile mit sich. Zum einen verkürzt sich der Versandweg signifikant: In den Zustellregionen kann Paragon auf Kundenwunsch mit verschiedenen Zustelldienstleistern, wie beispielsweise der Deutschen Post oder der Postcon, zusammenarbeiten und kann so die Zustellgeschwindigkeit positiv beeinflussen. Zum anderen lassen sich die Portokosten durch dieses Vorgehen um durchschnittlich 15 Prozent verringern, was bei einer großen Stückzahl eklatant ins Gewicht fällt. Und mehr noch: Auch die CO₂-Bilanz der Geschäftspost profitiert von den kürzeren Versandstrecken. Unternehmen optimieren damit also nicht nur ihre Kostensituation, sondern verbessern auch ihren ökologischen Fußabdruck.

Ein Backup für alle Fälle

Zentrales Thema für Kunden der Paragon ist auch das – gerade durch Krisenzeiten neu in den Fokus gerückte – Business Continuity Management. Eine ungeklärte oder ungenügende Backup-Situation bei Finanzdienstleistern läutet oft den Beginn einer Zusammenarbeit mit einem Experten auf diesem Gebiet ein. So nutzen Finanzdienstleister neben dem eigenen Druckstandort auch Paragon-Ressourcen, um ein hochverfügbares Backup-Szenario abzubilden – denn durch die vier Output-Standorte des Unternehmens kann eine optimale Business Continuity gewährleistet werden. Dies wird in regelmäßigen Produktionen, auch während Lastspitzen, im Livebetrieb getestet. Mit Blick auf die strengen Anforderungen, die insbesondere Banken einhalten müssen, bietet eine solche Lösung hohe Sicherheit.

Ausblick: Chancen durch digitales Dokumentenmanagement

Die Digitalisierung ist längst auch im Dokumentenmanagement angekommen und einige Finanzdienstleister verlagern ihre Geschäftspost teilweise oder komplett auf digitale Kanäle, wie beispielsweise sichere E-Mails, Portale oder Apps – ganz so, wie der Kunde es bevorzugt. Durch die zusätzliche „Automatisierung“ der postalischen Zustellung können Banken ihre Kundenkommunikation noch stärker den individuellen Wünschen ihrer Kunden anpassen und das über alle Kanäle hinweg in einem einheitlichen Corporate Design und intuitiver User Experience.

Angesichts des wachsenden Wettbewerbs ist das ein wichtiger Schritt in Richtung Prozessoptimierung. Mit einem Partner wie Paragon können Banken auf eine moderne und kostensparende Lösung für ihr Dokumentenoutput zurückgreifen, sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren und zukunftsträchtig aufstellen.