Management-Meetings im Finanzsektor oft unproduktiv

Führungskräfte verbringen einen erheblichen Anteil ihrer Arbeitszeit in Meetings – auch im Finanzsektor. Doch für wie produktiv halten sie diesen Teil ihres Arbeitsalltags? Eine aktuelle Studie kommt zu ernüchternden Ergebnissen.

Führung (oder Management) bedeutet nicht zwangsläufig auch Leadership. Beides ist jedoch wichtig, gerade in Zeiten der Veränderung. Dies gilt auch für Banken und Sparkassen. Studien über aktuelle Trends und Entwicklungen zu diesem wichtigen Themenbereich finden Sie im Bank Blog.

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Mit der weltweiten Corona-Pandemie hat sich die Kommunikation und die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen gewandelt. Gleichzeitig hat die Pandemie die hohe Relevanz von effektiver Führung unterstrichen. Ein wichtiger Faktor dabei sind Management Meetings. Sie spielen eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Unternehmens, da hier wesentliche strategische Entscheidungen gefällt werden. Dabei verbringen insbesondere Führungskräfte überdurchschnittlich viel Zeit in Meetings, womit sich die Frage stellt, wie es um die Produktivität und die Entscheidungseffizienz in Management Meetings steht.

Eine aktuelle Forrester Studie im Auftrag des Schweizer Meeting-Software-Anbieters Sherpany soll Antworten liefern. Hierfür wurden Führungskräfte (C-Level oder Vice Presidents), aus Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern in Belgien, Deutschland, Frankreich, Italien und Großbritannien aus verschiedenen Branchen, darunter auch aus dem Finanzsektor, zu ihrem Meeting-Verhalten befragt.

Meetings durch Videokonferenzen nicht produktiver

Die Ergebnisse der Untersuchung machen zunächst deutlich, dass die Anzahl der Meetings während der Corona-Pandemie zugenommen hat. Auffällig ist, dass die Unterschiede vor allem bei wöchentlichen und vierzehntägigen Meetings ausgeprägt waren. Ungefähr die Hälfte der befragten Führungskräfte gesteht jedoch ein, dass ihre Meetings unproduktiv seien – und doch sind diese für Geschäftsentscheidungen essentiell.

Folgen schlechter Meetings

Aus der Unproduktivität der Sitzungen nennen die Führungskräfte eine Reihe von Folgen:

• Verlust von Wettbewerbsvorteilen,
• eingeschränkte Anpassungsfähigkeit an Disruption,
• Risiko fehlender Geschäftskontinuität,
• verminderte Markteinführungsgeschwindigkeit und
• versäumte Marktchancen.

Hinzu kommt, dass nur 13 Prozent der Befragten aus der Finanzbranche denken, dass die Produktivität ihrer Meetings durch den erhöhten Einsatz von Online-Meetings gesteigert wird. Demnach sehen 20 Prozent von ihnen die elementarste Herausforderung für produktivere Meetings in fehlendem Engagement der Teilnehmenden. Forciert wird die Herausforderung, durch die Ermüdung aufgrund von zu langen und zu vielen virtuellen Meetings. Um dem entgegenzuwirken, ist es umso wichtiger, die Meeting-Zeit deutlich zu verringern. Hierbei kann eine geeignete Vorbereitung maßgeblich helfen.

Je wichtiger das Thema, desto unproduktiver das Meeting

Für die meisten Befragten ist laut den Ergebnissen der Untersuchung die Bedeutung von Management Meetings für geschäftskritische Entscheidungen am wichtigsten. 92 Prozent der Führungskräfte stufen dabei die technologische Transformation als besonders wichtig ein. Als produktiv wird sie allerdings nur von 41 Prozent empfunden. Weitere wichtige Themen sind für 88 Prozent die strategische Planung und für 86 Prozent die Unternehmensperformance.

Zwar werden Strategie-Meetings immerhin noch von 78 Prozent der Befragten als produktiv erachtet, doch die Produktivität nimmt in allen anderen Kategorien erheblich ab: Unternehmensperformance sowie Komitee-Meetings werden jeweils von nur 63 Prozent der Unternehmensführer als produktiv empfunden. Alle weiteren Themen der Meetings werden nur von knapp 50 Prozent der Befragten als produktiv betrachtet.

Besonders unproduktiv sind dabei die Meetings rund um die Themen Organisationsstruktur und Personalentwicklung – diese erreichen nur 43 Prozent der Unternehmensführer. Am auffälligsten ist jedoch, dass lediglich Meetings zur technologischen Transformation, also das laut den Führungskräften wichtigste Thema, am unproduktivsten gewertet wird.

Auswirkungen auf den Erfolg des Unternehmens

Die unproduktiven Meetings haben noch einen weiteren Nachteil – sie wirken sich unmittelbar auf die Unternehmensperformance am Markt aus. Das wird nicht nur in der Bedeutung sichtbar, welche strategische Meetings von den befragten Führungskräften beigemessen wird. 51 Prozent der Führungskräfte aus dem Finanzbereich haben die Sorge, aus diesem Grund langsamer auf Disruption reagieren zu können. 49 Prozent glauben außerdem, wegen unproduktiver Meetings Marktchancen zu verpassen und 43 Prozent befürchten, dass ihnen Wettbewerbsvorteile entgleiten.

Technologie soll für Finanzbranche das Problem beheben

Trotz der Sorgen sind sich 90 Prozent der befragten Führungskräfte aus dem Finanzsektor sicher, dass Technologie die Produktivität ihrer Meetings wieder deutlich steigern wird. Im Vergleich sind sie damit erheblich zuversichtlicher als Führungskräfte aus anderen befragten Branchen – durchschnittlich sogar um 10 Prozentpunkte.

Trotzdem sieht der Status Quo diesbezüglich ganz anders aus: Hier ist die Technologie für 41 Prozent der Befragten bisher eher eine Hürde, sodass technische Probleme bei virtuellen Meetings als größte Herausforderung genannt werden. Ein noch größeres Problem sei nur die fehlende Zeit während eines Online-Meetings. Sie reiche oft nicht aus, alle Punkte  auf der Agenda zu besprechen.

Um Unternehmen und die Position der Führungskräfte zu schützen, ist es notwendig für eine klare Meeting-Agenda zu sorgen, eindeutige Ziele der Meetings zu definieren sowie die Produktivität der Meetings regelmäßig zu messen, um so Probleme frühzeitig zu erkennen und diesen dann entgegenzuwirken.

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