Immer mehr Meetings und Telefonkonferenzen erobern den Arbeitsalltag von Unternehmen. Mitarbeiter und Führungskräfte beklagen vielfach deren mangelnde Effizienz. Die aber ließe sich über einfache Maßnahmen steigern.
Mitarbeiter und Führungskräfte klagen über zu viele Meetings und Telefonkonferenzen in Unternehmen.
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Schon wieder eine Besprechung, in der die eine Hälfte der Teilnehmer nicht weiß, was das Ziel ist, und die andere Hälfte eigentlich gar nichts zu suchen hat, da es sich um fachgebietsfremde Themen handelt. Und statt die Ergebnisse des Termins sacken zu lassen, steht oft bereits der nächste an: Nach dem Meeting ist vor dem Meeting.
Fehlende Vorbereitung bei Besprechungen heißt: Keine Agenda, kein roter Faden, kein nutzbares Ergebnis. Und noch ein Meeting, um das Versäumte nachzuholen.“
Entscheider in deutschen Unternehmen verbringen rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen oder Telefonkonferenzen. Zu oft ist das aber schlecht investierte Zeit: Die Hälfte der Manager beklagen, dass Meetings viel zu oft ergebnislos enden. Bei Telefonkonferenzen liegt der Wert sogar noch höher – was wohl niemanden wirklich überrascht, der regelmäßig fernmündlich konferiert. Für alle Beteiligten und für die Unternehmen stellt der gegenwärtige Meeting-Wahn eine enorme Ressourcenverschwendung dar.
Das hat die Unternehmenssteuerungs-Studie von Berg Lund & Company (BLC) ergeben, für die 250 Führungskräfte – auch von Banken – umfangreich anonym befragt wurden. Basierend auf deren Selbsteinschätzung zur Performance ihres Unternehmens hinsichtlich Einhaltung von Planvorgaben, Veränderungsfähigkeit und Erfolgen bei strategischen Projekten sowie Effizienzprogrammen wurden die Unternehmen in zwei Gruppen aufgeteilt. Es zeigt sich, dass auch beim Thema Meetings Unterschiede zwischen besser und schlechter funktionierenden Unternehmen bestehen. Bei beiden verbringen die Manager etwa 30 Prozent ihrer Zeit in Meetings, bei den Low-Performern ist der Anteil sinnloser Termine aber signifikant höher. Entwarnung für die Top-Performer gibt es indes nicht: Auch diese leiden unter einem ‚Sinnlosigkeits-Syndrom‘.
Führungskräfte beklagen ineffiziente Meetings und Telefonkonferenzen
Den deutschen Managern sind die Gründe für ineffiziente Meetings sehr wohl bekannt – und sie können die Handvoll an Gründen auch klar benennen:
- Spitzenreiter ist „schlechte Vorbereitung“ wie etwa das Fehlen einer Agenda – knapp jeder zweite Manager nennt diesen Faktor.
- „Falsche Zusammensetzung“ und „zu große Runden“ folgen mit Werten um die 40 Prozent knapp dahinter.
- „Fehlende Moderation“ oder die „Missachtung einfacher Meetingregeln“ sind ein dritter Ursachenblock – beide werden immerhin noch von jedem dritten Manager genannt.
Abgesehen von fehlender technischer Unterstützung (rund 25 Prozent) nennen die Entscheidungsträger kaum weitere Faktoren.
Insgesamt nennen 47 Prozent der Führungskräfte „fehlende Vorbereitung“ als Hauptgrund für ineffiziente Meetings. Sowohl Unternehmen mit geringer als auch hoher Performance leiden unter ineffizienten Meetings. Die Gründe dafür treten bei den Low-Performern besonders klar hervor. Auch bei weiteren Aspekten der Unternehmenssteuerung, wie etwa Planung oder Regelwerken, gibt es klare Unterschiede zwischen den Performern, wie eine Studie von BLC zeigt.
Klar erkannte und zudem wenig Gründe – eigentlich die ideale Voraussetzung, um schnell Besserung zu schaffen. Doch nur wenige Unternehmen und Banken ergreifen Maßnahmen gegen den Meeting-Wahn.
Regeln für mehr Effizienz im Führungsalltag
Unternehmen wie Amazon versuchen sich der grassierenden „Besprecheritis“ mit einer Faustregel zu erwehren: Nicht mehr Teilnehmer einladen als von zwei Pizzen satt würden. Solche oder andere Schlankheitskuren täten auch vielen deutschen Unternehmen gut, die über nicht vorbereitete, schlecht durchgeführte und folgenlose Meetings klagen.
Bereits wenige, einfache Regeln könnten die Probleme lindern:
Richtige Vorbereitung von Meetings
Zum ersten bei der Anbahnung: Wie erwähnt, sieht fast jede zweite Führungskraft „fehlende Vorbereitung“ als Hauptgrund für ineffiziente Meetings. Für die Manager wiegt das sogar noch schwerer als zu viele oder schlichtweg die falschen Kollegen am Tisch zu haben. Fehlende Vorbereitung heißt keine Agenda, kein roter Faden, kein nutzbares Ergebnis. Eine Lösung hierfür ist so trivial, dass sie oft vergessen wird: Keine Einladung ohne wenigstens provisorische Tagesordnung. Keine Besprechung, in der nicht in den ersten fünf Minuten die Ziele des Termins besprochen und am besten für alle sichtbar schriftlich fixiert werden.
Mehr Pünktlichkeit
Zum zweiten beim Start: Keine Woche vergeht im Bankenalltag, in der nicht ein Teilnehmer eine Viertelstunde zu spät kommt. Entweder muss er dann erst einmal erfahren, was bereits besprochen wurde oder – schlimmer – der Rest musste warten. Ein Grund liegt darin, dass viele Kalender „Rücken an Rücken“ befüllt werden. Für den Weg vom und zum Meeting bleibt dann keine Zeit. Es kann helfen, die Besprechung zu „schiefen Zeiten“ anzusetzen. Also nicht Punkt 14 Uhr, sondern zehn nach zwei. Dadurch bleibt allen Teilnehmenden die Möglichkeit, rechtzeitig einzutreffen. Und wenn die Zeit ganz schief ist – 14:13 Uhr, etwa – bleibt der Termin auch besser im Gedächtnis. Ungerade Zeiten sind natürlich für eine große Organisation schwer umzusetzen. Die Anweisung „Termine beginnen immer ‚5 nach‘“ hingegen recht einfach.
Zielorientierte Durchführung
Und zum dritten bei der Durchführung: Teilnehmer sind oft nicht bei der Sache. Smartphones verlocken mit der Möglichkeit, nebenbei E-Mails zu lesen und zu beantworten. Teilnahme ohne wirkliche Beteiligung erschwert zielführende Diskussionen und das Treffen von Entscheidungen. Dieses Verhalten ist kein böser Wille der Beteiligten; oft spiegeln sie nur die erlebte Terminkultur des eigenen Unternehmens wider. Und das geschieht zum Nachteil aller, denn schlechte Meetings ohne Ergebnis bedeuten mehr Meetings und noch mehr Zeitaufwand. Hier hilft die Vereinbarung, während der Besprechung auf das Smartphone oder Tablet zu verzichten. Idealerweise zu Beginn des Termins, denn dann muss sich niemand bloßgestellt fühlen.
Einfache Spielregeln für mehr Meeting-Effizienz
Solche einfachen Spielregeln verbunden mit überschaubaren Meeting-Runden („zwei Pizzen“) bedeuten für jeden einzelnen weniger und zugleich effizientere Meetings. Meetingkultur ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit und des Anstands, sondern ein wesentlicher Treiber der Performance des gesamten Unternehmens.
