Gute Mitarbeiter zu finden, ist die eine Herausforderung – und stehen sie erst unter Vertrag, stellt sich gleich die nächste: das Onboarding. Wie kann es gelingen, Neuzugänge schnell, effizient und nahtlos in bestehenden Firmen- und Teamstrukturen einzubinden?
Ein Buddy steht den „Neulingen“ mit Rat, Tat und Mitarbeiter-App zur Seite und zeigt die wichtigsten Funktionen und Features.
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Man hört viele Unternehmen in Deutschland klagen: So schwierig wie heute war es nie, gute Mitarbeiter zu finden. Ist die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen gefunden, ist es daher umso wichtiger, einen optimalen, reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Nur so fühlt sich der neue Mitarbeiter sofort wohl, integriert und gut vorbereitet. Nur so kann der Mitarbeiter direkt einsteigen – und dem Unternehmen unmittelbar Mehrwert stiften.
Trotz der immensen Bedeutung eines gelungenen Onboardings für den langfristigen Erfolg der Zusammenarbeit sieht die Realität nach wie vor oft so aus: Neue Mitarbeiter müssen sich innerhalb des Unternehmens durch einen Informationsdschungel aus E-Mails und Intranet kämpfen, müssen zum Teil weite Wege auf dem Firmengelände zurücklegen, um wichtige Informationen oder Dokumente zu bekommen. Dabei liegt eine einfache Lösung auf der Hand – beziehungsweise im wahrsten Sinne des Wortes in der Hand. Nämlich in Form einer einfachen Smartphone-App. Deren Vorteile sind ebenso zahlreich wie leicht in bestehende Onboarding-Prozesse zu integrieren.
Digitales Onboarding: sofort ready to go
Im 21. Jahrhundert gibt es kaum noch einen Mitarbeiter, der kein Smartphone in der Tasche hat – und so die Ausstattung für das digitale Onboarding bereits mitbringt. Dieses Smartphone kann in Verbindung mit einer geeigneten Mitarbeiter-App nicht nur Unmengen an Papier und Zeit sparen – vor allem bündelt eine solche App alle Informationen sicher an einem Ort, vereinfacht und beschleunigt den Onboarding-Prozess und die Kommunikation. Sie stellt daher eine ideale Ergänzung zum klassischen Onboarding dar. Und das in verschiedenen Phasen:
Pre-Onboarding: wichtig für die Neuen
Bei einer Online-Umfrage, die mehr als 2000 Bewerber zu ihren Prioritäten zwischen Jobzusage und Arbeitsbeginn befragte, gaben fast zwei Drittel an, dass es ihnen wichtig sei, vor dem Start in den Job an einer zentralen (digitalen) Veranstaltung zur Orientierung teilzunehmen. Diese kann zum Beispiel auf einfache Weise über eine Mitarbeiter-App samt integriertem Chat stattfinden. So lassen sich neue Teammitglieder unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung mit allen wichtigen Informationen versorgen. Zum Beispiel Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner, FAQs zum Job-Start, relevante Downloads, Infos zur Unternehmensstruktur oder zur Philosophie und dem Leitbild des Unternehmens. All das kann komplett räumlich und zeitlich unabhängig geschehen.
Mehr als 42 Prozent der Befragten der Studie gaben zudem an, dass sie regelmäßig über Neuigkeiten von ihrem zukünftigen Arbeitgeber informiert werden möchten. Auch hier kann der Einsatz einer digitalen Lösung mit spezifisch auf die Zielgruppe zugeschnittenen Inhalten eine wertvolle Unterstützung und Entlastung darstellen.
Tag X – der Einstieg: vom ersten Moment an gut organisiert
Wenn es darum geht, den neuen Mitarbeiter effizient einzuarbeiten, zählen vor allem die ersten Tage und Wochen. Dass diese gut organisiert ablaufen, ist nicht nur für das Unternehmen wichtig – 55 Prozent der Befragten gaben an, dass ihnen ein konkreter Plan wichtig ist, an dem sich die Einarbeitung orientiert.
Ein solcher Plan, in dem Abläufe und Tätigkeiten beschrieben und terminiert sind, lässt sich ganz simpel in einem PDF zusammenfassen, das dann in einer Mitarbeiter-App zum Download bereitsteht. Eine interaktivere und für sowohl für neue Mitarbeiter und auch den Arbeitgeber transparentere Lösung ist eine digitale Checkliste, die innerhalb einer App jederzeit aktualisiert, erweitert und besprochen werden kann.
Kennenlern- und Integrationsphase
Die Road Map der Einarbeitung ist klar – aber wer sind eigentlich die neuen Kollegen? Gerade in großen Unternehmen kann aufgrund der schieren Anzahl an Mitarbeitern und Abteilungen zu Beginn ein Gefühl der Orientierungslosigkeit und Anonymität aufkommen.
Eine digitale Lösung wie eine Mitarbeiter-App kann hier das Kennenlernen und die Kontaktaufnahme erleichtern: In einem in die App integrierten Adressbuch lassen sich alle bestehenden und neuen Mitarbeiter finden und kontaktieren. Inklusive Profil-Foto, Abteilung, Funktion, Telefon-Nummer, Mailadresse – und sogar einer Chat-Funktion für den direkten Draht untereinander.
Zusätzlich haben neue Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in einem App-Beitrag persönlich vorzustellen. Wenn gewünscht, sogar mit Fotos oder einem kurzen Intro-Video. So fällt es leicht, neue Kollegen, andere Abteilungen und Firmenstandtorte kennenzulernen, egal ob vor Ort, in anderen Bundesländern oder weltweit. Denn natürlich steht die App mehrsprachig bereit.
Alles im Griff mit einer Mitarbeiter-App: Onboarding-Leitfaden, Schulungsvideos, Ansprechpartnerliste, Chat-Räume und vieles mehr.
Fachliche Schulung und Feedback
Von Handbüchern und Fachartikeln bis hin zu gezielten Schulungsvideos – über eine mobile und digitale Lösung können Firmen ihren neuen Mitarbeiten alle Inhalte, die der Einarbeitung dienen, einfach und schnell zur Verfügung stellen. Und diese können sie nicht nur rezipieren, sondern auch teilen, liken und kommentieren.
Zu einem soliden Einarbeitungsplan gehören auch feste Termine, an denen sich alle beteiligten Personen über persönliche und fachliche Themen austauschen und den Einarbeitungsplan bei Bedarf neu justieren. Dies ist vor Ort im Unternehmen oder dank mobiler Lösungen auch virtuell möglich.
Mit diesen regelmäßigen Feedbackschleifen lässt sich der Erfolg aller Einarbeitungsmaßnahmen überprüfen und nachhaltig sicherstellen. Geschieht dies über eine digitale Plattform wie eine Mitarbeiter-App besteht zudem die Möglichkeit, jederzeit mittels Umfragen ein schnelles Feedback einzuholen, und das auch anonymisiert.
Onboarding – besser persönlich oder virtuell?
Viele Unternehmen werden sich – wie bei den meisten Neuerungen – die Frage stellen: Brauchen wir das wirklich? Eine Frage, die sich nur im Einzelfall beantworten lässt. Schließlich hängt die Entscheidung, wie genau der Onboarding-Prozess ablaufen soll, von verschiedenen Faktoren ab: Wie groß ist das Unternehmen, wie viele Standorte gibt es, wie viele Mitarbeiter müssen eingearbeitet werden, welche Ressourcen stehen für das Onboarding zur Verfügung?
Klar ist: Eine digitale Lösung oder Unterstützung, etwa durch eine geeignete Mitarbeiter-App, bietet zahlreiche Vorteile. Nie war es einfacher, Wissen im Unternehmen unabhängig von Zeit und Ort zu teilen und das Onboarding so effizienter zu gestalten. Das sehen auch die Bewerber so: In einer weiteren Online-Umfrage gaben insgesamt 70 Prozent an, dass ihrer Erfahrung nach virtuelles Onboarding genauso gut oder sogar besser funktioniert als herkömmliches Onboarding in Präsenz.
Und: Zusätzlich zu den genannten Einsatzmöglichkeiten in den unterschiedlichen Phasen des Onboardings könnten sich auch Urlaubs- und Dienstanträge oder Krankmeldungen vereinfacht einreichen oder die Arbeitszeit genau erfassen lassen. Nur einige Beispiele, wie eine solche App über das Onboarding hinaus wertvolle Dienste leisten kann. Kommen wir also nicht mehr um eine digitale Onboarding-Unterstützung herum?
Das Fazit: wertvolle Ergänzung statt Entweder-oder
Mit meinem Unternehmen, incognito digitale lösungen aus Münster, entwickeln wir seit mehr als 15 Jahren Software für Unternehmen und Institutionen. Im Bereich Onboarding und Mitarbeiter-Kommunikation unterstützen wir sie mit unserer Mitarbeiter-App, die wir immer weiter an die Bedürfnisse der Praxis anpassen. Gleichzeitig wissen wir: Nach wie vor wünschen sich die meisten neuen Mitarbeiter, ihr Team zu Beginn persönlich kennenzulernen und sich den Kollegen vorstellen zu können. Eine gängige Praxis, die keine App vollkommen ersetzen kann oder soll.
Aufgrund der unzähligen Vorteile plädiere ich aber für eine gesunde Mischung aus Präsenz- und digitalem Onboarding. Es verhält sich ein wenig wie mit unseren Lieblings-Apps, die wir täglich nutzen und die uns das Leben erleichtern: Sicher, im letzten Jahrhundert kamen wir auch ohne sie aus – aber möchten wir heute wirklich auf all die Vorteile verzichten, die sie uns bieten?
Alle Vorteile und Möglichkeiten einer Mitarbeiter-App in Verbindung mit einem Onboarding oder als reine Kommunikationslösung finden Sie unter: https://www.alles-im-griff.app.
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