Die richtige Unternehmenssoftware finden – Tipps zu Enterprise Ressource Planning

In vielen Unternehmen  müssen verschiedene Unternehmensbereiche miteinander kombiniert, gesteuert und geplant werden. Der Einsatz intelligenter Software kann hier wirkungsvoll unterstützen. Doch es gilt, die Anforderungen auf den Bedarf abzustimmen.

Der Einsatz intelligenter Software kann kleine und mittlere Unternehmen wirkungsvoll unterstützen.

Die Nachfrage nach intelligenter Unternehmenssoftware steigt. Die Personalplanung, Buchhaltung, das Controlling sowie die Materialverwaltung sind lediglich einige Teilbereiche der Unternehmen, die gesteuert und koordiniert werden wollen. Deshalb setzen immer mehr Führungskräfte auf ganzheitliche Softwarelösungen, mit denen sämtliche Bereiche gleichsam geplant und miteinander verbunden werden können. Im Rahmen der Globalisierung ist es zunehmend wichtiger, als Unternehmen flexibel zu sein und die eigenen Prozesse stets zu optimieren. Im täglichen Arbeitsalltag ist das nur durch den Einsatz intelligenter Software möglich, die den Fachkräften Arbeit abnimmt.

Softwarelösungen in Zeiten der DSGVO

Mit Inkrafttreten der europaweiten Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, im Mai 2018 ist es für Unternehmen umso wichtiger geworden, Mitarbeiter- und Kundendaten mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Datenspeicherung bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der jeweiligen Person und muss darüber hinaus möglichst geschützt geschehen. Deshalb satteln immer mehr Unternehmen um: Statt klassischer Kundenkarteien werden sämtliche personenbezogenen Daten in speziellen Datenbanken gespeichert, in denen sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. An diesem Punkt haken sich Softwarehersteller ein, die Programme entwickeln, mit denen nicht nur diese sensiblen Daten, sondern alle firmenbezogenen Daten gespeichert, miteinander verknüpft und kontrolliert werden können. Diese Programme nennen sich Enterprise Resource Planning, oder kurz ERP-Programme.

ERP-Programme unterstützen Unternehmen bei allen Aufgaben der Ressourcenplanung. Dazu zählen beispielsweise Waren, Kapital und Personal – die gesteuert werden, mit dem Ziel, die wichtigen Unternehmensziele schnell zu erreichen. Es geht bei ERP-Programmen daher vorrangig um effiziente Steuerung sämtlicher Ressourcen des Unternehmens. ERP-Programme sind modular aufgebaut, das heißt, jedes Unternehmen kann jene Module nutzen, die im Einzelnen sinnvoll sind. Dies können beispielsweise folgende Module sein:

• Personal
• Kapital
• Gebäude
• IT-Systeme
• Zeit
• Umsatz
• Produkte
• Kunden

Auch ein Customer Relationship Management in Echtzeit ist dank modernster ERP-Software problemlos möglich. Ebenso ist der elektronische Zahlungsverkehr in vielen Programmen schon heute integriert.

Verschiedene Softwarelösungen für verschiedene Unternehmen

Mittlerweile gibt es viele Hersteller von ERP-Software, die alle unterschiedliche Programme anbieten. So wird ein breites Spektrum an Lösungen für alle Unternehmensgrößen und Branchen zur Verfügung gestellt. Im Großen und Ganzen wird zwischen drei Software-Arten unterschieden:

1. Die Standardsoftware bietet verhältnismäßig wenige Möglichkeiten zur Individualisierung. Dafür deckt sie die wichtigsten Bereiche der großen Branchen ab. Innerhalb der Standardsoftware gibt es Funktionssoftware, die einen spezifischen Bereich im Unternehmen abdeckt, sowie Spezialsoftware, bei der lediglich eine Aufgabe eines spezifischen Bereichs ausgeführt wird.
2. Die Branchensoftware ist auf einen bestimmten Wirtschaftszweig spezialisiert. Gerade in großen Branchen ist die Anschaffung dieser Software sinnvoll, da sie alle relevanten Aufgaben der Branche abdeckt. Auch hier bestehen kaum Möglichkeiten, die Software den individuellen Bedürfnissen anzupassen.
3. Die dritte Variante ist die Individualsoftware. Diese wird oft für ein spezielles Unternehmen entwickelt und an die spezifischen Bedürfnisse dieses Unternehmens angepasst. Das führt zum einen dazu, dass das Programm nicht auf andere Unternehmen übertragen werden kann, und bewirkt zum anderem, dass diese Software für ein Unternehmen verhältnismäßig kostspielig ist. Im Gegenzug erhalten Firmen aber genau die Module, die für eine erfolgreiche Nutzung benötigt werden. Individualsoftware lohnt sich vor allem für größere Unternehmen mit vielen Schnittstellen.

Cloud-Computing oder lokale Datenbank?

Innerhalb der verschiedenen Softwarelösungen existieren zwei weitere Optionen, die Unternehmen bedenken müssen. Denn die Daten innerhalb der ERP-Datenbanken können entweder lokal auf eigenen oder angemieteten Servern oder in einer sogenannten Cloud, also online, gespeichert werden. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.

Die lokale Datenspeicherung gewährt Unternehmen die Freiheit, nicht auf fremde Server angewiesen zu sein, sondern sämtliche Daten autonom zu verwalten. Dazu wird die Software einmalig gekauft und dann werden alle Daten auf eigenen Servern gespeichert. Diese Variante ist zwar etwas kostspieliger, allerdings befindet sich dann alles im Besitz des Unternehmens. Vor allem für sensible Kundendaten eignet sich diese Lösung. Diese Softwarelösung ist sehr individualisierbar.

Beim Cloud Computing, oder kurz „in der Cloud“, wird lediglich eine Lizenz vom Hersteller der Software erworben. Die Daten verbleiben dann auf Servern des Herstellers und sind jederzeit von jedem Endgerät aus online abrufbar. Diese Variante ist kostengünstiger und bietet die Möglichkeit, von überall auf der Welt mit der Software zu arbeiten. Auch hier können Unternehmen individuelle Änderungen vornehmen, jedoch nur in einem gewissen Rahmen.

Tipps zur Auswahl des richtigen ERP-Programms

Bei der Wahl des richtigen ERP-Programms für ein spezifisches Unternehmen gilt es, einige Aspekte zu beachten. Zunächst ist essenziell, dass der Hersteller langfristig die gewählte Software-Lösung anbietet. Denn ERP-Programme sind darauf ausgelegt, über einen großen Zeitraum hinweg genutzt zu werden. Auch eine gewisse Flexibilität des Anbieters ist vorausgesetzt, damit sich die Software zeitnah an veränderte Bedürfnisse anpassen lässt. Zudem sollten sich Führungskräfte, die Interesse an einer ERP-Lösung für ihr Unternehmen haben, folgende Fragen stellen:

• Welche Anforderungen stellt das Unternehmen an die Software und kann diese den Anforderungen gerecht werden?
• Deckt das System alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben ab?
• Welches Potenzial birgt der Anbieter, im Hinblick auf die digitale Zukunft?
• Wie ist das Preis-/Leistungsverhältnis der Produkte?

Viele Hersteller ermöglichen Kunden es, das Programm kostenfrei für einen gewissen Zeitraum zu testen, um festzustellen, ob es zu den persönlichen Bedürfnissen passt. Diese Option sollten Unternehmen unbedingt wahrnehmen. Auch die Unterstützung eines Unternehmensberaters kann sinnvoll sein, wenn es im eigenen Betrieb keine Fachleute zum Thema ERP-Software gibt.

ERP statt Einzel-Software

Neben den ERP-Lösungen besteht natürlich nach wie vor die Möglichkeit, für einzelne Geschäftsbereiche Unternehmenssoftware zu nutzen, beispielsweise zur Kundendatensicherung oder zur Finanzbuchhaltung. ERP-Programme bieten allerdings den entscheidenden Vorteil, sämtliche Bereiche miteinander zu verknüpfen und gegenseitig zu kontrollieren. So ist stets auf einen Blick erkennbar, ob alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen, alle Belege für die Finanzbuchhaltung vorliegen und so weiter. Auch die Kombination einzelner Bereiche bereitet mit ERP-Software keine Probleme. Im Verhältnis können Unternehmen auch erhebliche Kosten einsparen, was für alle Unternehmensgrößen den entscheidenden Vorteil bringt.