Eine effiziente Kommunikation ist der maßgebliche Faktor für den Erfolg von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Da es bei Geschäftsabläufen darum geht, mit Kunden/Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, ist eine stabile Telefon-Plattform unerlässlich.
Cloud Telefonanlagen bieten zahlreiche Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen.
Jede Cloud Telefonanlage ist eine integrierte, intelligente Plattform, welche via Internet funktioniert. Die elektronische Plattform umfasst diverse Kommunikationsvarianten wie Sprachanrufe, Video-Calls, Chats, E-Mail-Konten, Faxgeräte und vieles mehr.
Solche Telefonsysteme erweisen sich als leistungsstarke Hightech-Lösungen für KMUs wie Landesbanken oder Sparkassen, die ihre Kommunikation dauerhaft verbessern wollen. Eine gute Option für mittelständische Betriebe wäre, sich für eine Cloud Telefonanlage wie z.B. die von Aircall zu entscheiden.
Cloud Telefonanlagen im Vergleich zur physischen Telekommunikation
Ein virtuelles Telefonsystem zeigt im Vergleich zu herkömmlichen Kommunikationsanlagen mehrere Vorzüge.
Kosteneffizienz
Kommunikationstechnologien auf Cloud-Basis sind definitiv kostengünstiger, weil diese keine teuren Hardware-Komponenten benötigen. Sie erfordern überdies keinerlei aufwändige Installationen oder kostenintensive Wartungen. Unternehmen zahlen lediglich für Servicebereiche, die sie real nutzen. So können die Firmen diese jederzeit unkompliziert skalieren.
Flexibilität
Eine virtuelle Telefonanlage ist mobiler, da sämtliche Mitarbeiter von überall aus telefonieren können, solange sie eine stabile Webverbindung haben. Jedes Teammitglied kann seine/ihre Rufnummer sowie spezifische Einstellungen auf dem Endgerät verwenden. Darüber hinaus ist eine Cloud Telefonanlage immerfort an momentane Unternehmensbedürfnisse anpassbar, indem technische Features aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden.
Sicherheit
Ein webbasiertes Kommunikationssystem ist sicherer, da jedes angeschlossene Unternehmen von hohen Standards profitiert wie Verschlüsselungen, Authentifizierungen und Backups. Die Daten werden in vor illegalen Zugriffen geschützten Rechenzentren gespeichert. So sind diese vor sämtlichen physischen und/oder virtuellen Bedrohungen abgeschirmt. Zudem werden die Telefonanlagen periodisch aktualisiert und gewartet, um das neueste technische Know-how zum Einsatz zu bringen.
Innovation
Eine Cloud Telefonanlage ist innovativer als physische Systeme, da alle Anwender zugleich Nutznießer von über 100 vielfältigen Telefonfunktionen sind. Diese ermöglichen eine professionelle Kommunikation in den firmeneigenen Gebäuden. Beispielhaft können per Künstliche Intelligenz (KI) Sprachbefehle erteilt, Anrufe transkribiert/übersetzt und Chatbots für den Kundenservice einbezogen werden. Hinzu kommen zahlreiche Fax- und SMS-Funktionen, spezielle Wartemelodien, unterschiedliche Sprachmenüs sowie die computergestützte Planung von Konferenzen.
Ein Praxisbeispiel
Ein agiles Kleinunternehmen (KMU) hat sich auf Landschaftsgestaltung und Gartenpflege spezialisiert. Die Firma arbeitete mit den üblichen Telefonanlagen, die jedoch wegen eingeschränkter Mobilität nicht mehr den Wachstumsbedürfnissen des Unternehmens entsprachen. Alle Arbeits- und Vertriebsteams brauchen mittlerweile effektivere Kommunikationslösungen, die optimaler zu den modernen Produktionsstrategien passen.
Das Unternehmen entschloss sich darum zur Implementierung einer leistungsfähigen Cloud Telefonanlage. Durch diese Innovation ergeben sich mannigfaltige Vorteile für die Gartenbaufirma.
Flexibilität und Mobilität
Die Fachkräfte des Unternehmens waren in der Vergangenheit isoliert an verschiedenen Arbeitsorten tätig. Nach Integration der virtuellen Telefonanlage können sie zeitnah auf aktuelle Anrufe von Geschäftskunden reagieren – unabhängig von ihrem momentanen Aufenthaltsort. Dies beschleunigt die bedarfsgerechte Kundenkommunikation sowie eine perfekt abgestimmte Aktionsbereitschaft in den Arbeitsgruppen.
Skalierbarkeit
Als agiler Gartenbaubetrieb steht das Unternehmen häufiger unter dem Zwang, rasch auf neue Aufträge zu reagieren. Die Cloud Telefonanlage ermöglicht jetzt, problemlos neue Kunden hinzuzufügen sowie Verwaltungsfunktionen innerhalb der Datenbank beliebig zu skalieren. Hochpreisige Hardware-Upgrades entfallen fortan für das Unternehmen.
Integration von nützlichen Tools
Durch die Verknüpfung des virtuellen Telefonsystems mit anderen cloudbasierten Werkzeugen wie Projektmanagement-Tools und Kalenderfeatures kann der Betrieb nun seine Arbeitsorganisation optimieren. Gleichzeitig wird hierdurch die Bereitschaft zur Kooperation zwischen den Teams gesteigert.
Kosteneinsparung
Die Umstellung auf eine effiziente Cloud Telefonanlage macht aufwändige Investitionen zur physischen Telekommunikation überflüssig. Überdies verringert die technische Innovation die früheren Wartungskosten signifikant.
Das Fazit
Die Implementierung einer cloudbasierten, virtuellen Telefonanlage hilft innovationsbereiten Firmen, agiler und effektiver zu arbeiten. Nützliche Resultate solcher Modernisierungen sind mehr Flexibilität, bessere Skalierbarkeit sowie Möglichkeiten zur Integration weiterer Tools.