Die Digitalisierung hält überall Einzug, deswegen setzen auch immer mehr Unternehmen in allen Gebieten auf eine digitale Lösung. Im Dokumentenmanagement spielt die Personalakte eine herausragende Rolle.
Der digitalen Personalakte gehört die Zukunft
Was ist eine digitale Personalakte?
Im Prinzip handelt es sich um die elektronische Form der altbekannten Papier-Personalakte. Die Personaldokumente von Mitarbeitern werden in einen digitalen Dokumentenmanagementsystem eingepflegt und zentral verwaltet. In der Akte werden alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen über den Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber gespeichert. Inhaltlich unterscheidet sich die digitale Personalakte nicht von der herkömmlichen Personalakte in Papierform.
Gründe für eine digitale Personalakte
Der wichtigste Grund für digitale Personalakten ist sehr schnell erklärt – sie ist in vielerlei Hinsicht einfach viel praktischer als die klassische Papierakte. Personaler müssen nicht lange nach wichtigen Dokumenten suchen und erhalten durch einen einfachen Mausklick Zugriff. Der Workflow in der Personalabteilung kann im Zuge der Digitalisierung deutlich effizienter gestaltet werden. Mittlerweile reicht es nicht mehr, Dokumente zu scannen und im Anschluss als PDF auf einen Server zu legen. Dokumente sollen ortsunabhängig verfügbar sein, deswegen müssen sie auf einer entsprechenden Plattform zur Verfügung gestellt werden.
Auf langfristige Sicht spart das Unternehmen durch digitale Personalaktiven Zeit und Geld.
Aufbau und rechtliche Bestimmungen
In die digitale Personalakte gehören sämtliche Dokumente einer traditionellen Personalakte. Dazu gehören der Arbeitsvertrag, die Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen, Kündigungsschreiben und auch Arbeitszeugnisse. Die betreffenden Dokumente werden zentral für den elektronischen Gebrauch in einer Akte abgelegt.
Dabei sind rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten, ein Bewusstsein für die Bestimmungen des Datenschutzes ist elementar. Allgemeine Regelungen sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, seit Januar 2015) festgeschrieben.
Die Vor- und Nachteile von digitalen Personalakten
Digitale Personalakten haben eine Menge Vorteile und im Vergleich dazu wenige Nachteile.
Die Vorteile der digitalen Personalakte
Der größte Vorteile ist natürlich der ortsunabhängige Zugriff. Aber es gibt viele weiter Vorteile:
- Aufgrund einer zentralisierten Datenverwaltung und automatisierter Abläufe kann die Personalabteilung entlastet werden und zeitsparender arbeiten.
- Arbeitnehmer können unabhängig von Zeit und Ort einen Einblick auf ihre Dokumente erhalten.
- Aufgrund des Verzichts auf Aktenordner und Papier können Kosten gespart werden.
- Arbeitsprozesse werden verschlankt und laufen optimiert ab.
- Optimierter, DGSVO-konformer Datenschutz.
Die größten Nachteile einer digitalen Personalakte
- Die Umstellung von der Akte in Papierform auf digitale Personalakten bringt auch Schwierigkeiten mit sich.
- Es herrschen erhöhte Anforderungen an den Datenschutz. Dies erfordert die Anschaffung einer entsprechenden Software und die Kontrolle durch einen Datenschutzbeauftragen.
- Die erforderliche Umstellung ist zeitauftreibend und bringt auch Kosten mit sich. Aufgrund der Systemumstellung müssen evtl. auch externe Dienstleistungen im Anspruch genommen werden.
Warum ist die digitale Personalakte ein Segen für Existenzgründer?
Die digitale Personalakte ermöglicht einen einfachen, automatisierten und somit effizienten Arbeitsablauf. Viele Unternehmen beispielsweise die digitale Personalakte bei Haufe in Anspruch.
Aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung ergeben sich zahlreiche Chancen für Unternehmen. Die Chance, viele Prozesse vereinfach und automatisiert ablaufen zu lassen. Die Möglichkeit, viel Zeit und damit auch Geld zu sparen. Durch eine intelligente Suche sind Personalakten und auch HR-Dokumente in Sekundenschnelle verfügbar. Der Zugriff ist flexibel von überall aus möglich, somit sind vor allem Existenzgründer gerüstet für die Welt von morgen. Kein Personaler muss Dokumente suchen, die umgelagert worden sind. Papier kann gespart werden, eine Umlagerung ist nicht notwendig und die immense Zeitersparnis zu einer erhöhten Produktivität von Mitarbeiter im Unternehmen führen. Digitale Personalakten sind also nicht nur praktisch, sondern auch sinnstiftend.