Ein Fuhrpark in größeren Unternehmen mit Außeneinsätzen ist unerlässlich. Doch es gibt viele Kosten- und Steuerfallen. Diese zu kennen und zu umgehen können viel Geld und Zeit sparen. Dabei gilt es zu prüfen, worauf es beim Fuhrpark wirklich ankommt.
Beim Fuhrparkmanagement müssen Unternehmen zahlreiche wichtige finanzielle Aspekte beachten.
Professionelles Fuhrparkmanagement verlangt heute von der Unternehmensführung fachliches, soziales, technisches und finanzielles Geschick. Man muss sich als Universaltalent auszeichnen, um die strategische Planung des Fuhrparkmanagements wahrnehmen zu können. Grundsätzlich muss das Fuhrparkmanagement im Unternehmen dafür Sorge tragen, dass alle im Einsatz stehenden Fahrzeuge wirtschaftlich genutzt werden können.
Die Betonung auf die Wirtschaftlichkeit ist sehr wichtig, denn nur damit lassen sich auch die unternehmerischen Ziele erreichen. Selbst die nicht auf Gewinn ausgerichteten Unternehmen müssen Ihre Finanzen im Griff haben und können nicht stetig rote Zahlen schreiben. Damit wurde bereits auf einen oben erwähnten Punkt näher eingegangen. Zudem müssen alle Prozesse einheitlich gesteuert werden können. Auch hier ist der finanzielle Aspekt leicht zu erkennen. Wenn nämlich nicht alle Prozesse ausreichend und zur vollständigen Zufriedenheit des Managements arbeiten bzw. funktionieren, dann stehen auch nicht alle Transportkapazitäten zur Verfügung. Man muss sich bei diesem Punkt auch in ein Logistik-Unternehmen gedanklich hineinversetzen.
Die Lager- und Transportkapazitäten müssen aus wirtschaftlichen und finanziellen Überlegungen heraus genau geplant werden. Wenn zusätzliche Aufträge unerwartet hereinkommen, stellt dies ein Logistikunternehmen vor enorme Herausforderungen. Daher muss bereits im Vorfeld über mögliche Einschränkungen bei den Transportkapazitäten diskutiert werden. Eine solche Eventualverbindlichkeit muss jedenfalls in theoretischen Überlegungen überdacht werden. Es sind folglich auch strategische Überlegungen anzustellen, die als Aufgabe des Managements wahrgenommen werden müssen.
Diese Überlegungen werden konkreter, wenn man an die unterschiedlichen Fahrzeuge in einem Unternehmen denkt. Zum Beispiel braucht es für die Beförderung von Tiefkühlwaren spezielle LKWs, für sperrige Güter braucht es entsprechende Großraumtransporter. Wenn also eines der Tiefkühltransporter ausfallen würde, dann wäre das ein Drama. Selbst ein Großraumtransporter kann hier keine Abhilfe schaffen. Eine Aufrüstung wäre finanziell ebenso nicht tragbar. Man muss dieses Problem aus zweierlei Sicht erwähnen. Erstens fallen hohe Substitutionskosten an. Die Kosten führen dazu, dass bestimmte Aufgaben überhaupt nicht durchgeführt werden können. Schließlich muss Logistik auf einem stetigen Konzeptaufbau beruhen. Die Einhaltung dieser Prozesse ist notwendig, damit Sie auch durchgeführt werden können.
Der wirtschaftliche Ablauf wäre beim Ausfall eines Transportmittels aber gefährdet. Dadurch wären auch finanzielle Auswirkungen die Folge, was zu einer Kostenexplosion führen würde. Besonders bemerkenswert ist es in jenen Unternehmen, wo eine schnelle Reparatur der ausgefallen Fahrzeuge nicht möglich ist. Jeder Tag Standzeit kostet somit auch Opportunitätskosten. Es ist also nicht nur der Kostenfaktor aufgrund der Stehzeit zu berücksichtigen, sondern auch einzukalkulieren, welche Aufträge der Wagen während dieser Zeit durchführen könnte. Diese Ausfallkosten verursachen in der Praxis hohe Kosten für ein Unternehmen.
Wie man hohe Ausfallkosten vermeiden kann
Es liegt am Management, hohe Ausfallkosten zu vermeiden. Es wurde bereits einleitend auf die Notwendigkeit der Fahrtüchtigkeit aller Fahrzeuge hingewiesen. Lässt sich ein Fahrzeug nicht wie gewünscht einsetzen, verursacht jeder Tag Stillstand hohe Kosten. Es ist also logisch nachvollziehbar, dass die Fahrtüchtigkeit der Fahrzeuge regelmäßig kontrolliert, werden muss. Einer Überprüfung standhalten muss jedes im Betrieb benutzte Fahrzeug. Darunter wird auch die Benutzung eines PKWs fallen, der vom Vertriebsleiter für eine Anreise zu einem wichtigen Geschäftstermin benötigt wird.
Finanzielle versus technische Aspekte bei der Überprüfung des Fuhrparks
Die technische Überprüfung der Fahrzeuge sichert somit auch den finanziellen Erfolg eines Unternehmens. Dementsprechend sind die Fahrzeuge einer regelmäßigen Kontrolle zu unterlegen, um die ordentliche Finanzgebarung sicherstellen zu können. Der Gesetzgeber hat zu diesem Zweck auch eine gesetzlich vorgeschriebene Prüfung aller im Dienst eines Unternehmens stehenden Fahrzeuge angeordnet. Der gesamte Fuhrpark muss also mindestens einmal jährlich überprüft werden. Es handelt sich um die sogenannte UVV Überprüfung. Wie wird die UVV Prüfung PKW bei LeasePlan durchgeführt? Der Gesetzgeber schreibt bestimmte Prüfpunkte vor. Zunächst muss eine allgemeine Schadensfreiheit des PKWs festgestellt werden können. Das stellt die technische Gebrauchbarkeit des Fahrzeugs sicher.
Bei der technischen Überprüfung schaut man auch auf die Funktionstüchtigkeit der Bremsen sowie der Beleuchtung. Außerdem wird die Funktionstüchtigkeit der Airbags, der Gurte und aller im Fahrzeug befindlichen Anzeigen überprüft. Besonderes Augenmerk wird den Profilen der Reifen geschenkt. Um hier das Einverständnis der Behörden zu erhalten, muss aber der Reifen in seiner Gesamtheit ein sicheres Fahren ermöglichen. Weiters wichtig ist die Prüfung der Lenkung sowie der Hydraulik. Zusätzliche Prüfpunkte beinhalten das Vorhandensein von Warnkleidung sowie Pannen- und Hilfsmitteln. In diesem Zusammenhang sollte auch auf die Differenzierung zwischen der gesetzlich vorgeschriebenen UVV Überprüfung und der freiwilligen technischen Überprüfung hingewiesen werden. Grundsätzlich geht aus dem Zusammenhang hervor, dass es die strategische Aufgabe des Unternehmens ist, die Fahrtüchtigkeit aller Fahrzeuge sicherstellen zu können.
Dem Gesetzgeber geht es aber in erster Linie um die Sicherheit der Gesellschaft bzw. der Fahrer. Für ihn sind die finanziellen Aspekte des Unternehmens nicht relevant. Der Gesetzgeber schlägt aber dennoch eine freiwillige Überprüfung aller Fahrzeuge vor, die über dem Mindestmaß liegt. Es sollte ebenso im Interesse des Managements liegen, eine mehrmals im Jahr stattfindende Überprüfung der Fahrzeuge zu organisieren. Das kommt vor allen den Finanzzielen des Unternehmens sehr nahe und entlastet das Management.