Viele Betriebe sahen sich während der vergangenen zwei Jahre dazu gezwungen, ihre Büroflächen zu verkleinern oder vorübergehend aufzugeben, während die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten. Was aus der Not heraus entstand, eröffnet nun neue Potentiale.
Optimierung von Büroflächen führt zu Kostenersparnis.
Im Zuge der fortbestehenden COVID-19-Pandemie lässt sich ein Trend zu kleineren Büroflächen und zu alternativen Büronutzungskonzepten beobachten. Dadurch versprechen sich die Arbeitgeber vor allem im Hinblick auf die Mietkosten hohe Einsparpotentiale. Zentrale Büros werden vermehrt für die zweckgebundene Zusammenarbeit und für Meetings genutzt, während einzelne Aufgaben im Homeoffice erledigt werden.
Hat die zentralisierte Büroarbeit ausgedient?
Eine aufschlussreiche PwC-Studie aus dem Jahr 2020 mit dem Namen „Mehr Home, weniger Office: Wann sich eine Flächenoptimierung für Nutzer rechnet“ befragte hierzu 100 deutsche Unternehmen. Die teilnehmenden Arbeitgeber gingen davon aus, dass die Anzahl der Homeoffice-Tage von durchschnittlich 2 Tagen vor der Krise auf 3,3 Tage nach der Krise ansteigen würde. 71% der Arbeitnehmer wünschten sich das auch.
Dass das gestiegene Interesse am Homeoffice zur Verkleinerung von Büroflächen beiträgt, bestätigte Wüest Partner in seiner Online-Umfrage zum zukünftigen Büroflächenbedarf, welche rund 2.500 privatwirtschaftliche Entscheidungsträger mit einbezog. Ganze 73,9% nannten das Homeoffice als ein Grund für den gesunkenen Flächenbedarf. 44,6% gaben an, dass das finanzielle Einsparpotential für die Reduzierung der Büroflächen verantwortlich sei, während nur 20% der Befragten die Verkleinerung des Unternehmens als möglichen Grund sahen.
Der Trend zur Fernarbeit lässt den Büroflächenbedarf sinken
Die Reduzierung der Büroflächen ist sowohl bei Miet- als auch bei Eigentumsverhältnissen zu beobachten. Dadurch, dass Mitarbeiter an mehreren Tagen die Wochen keine Präsenz im Büro zeigen, fällt der Flächenbedarf – selbst bei bestehenden Sicherheitsmaßnahmen – kleiner aus als zuvor. Die Unternehmen greifen diese Situation mit Wohlwollen auf. Denn einerseits sind die Kosten für die Miete und Instandhaltung der Büroräume geringer; andererseits verbessert sich das Wohlergehen der Mitarbeiter. Diese müssen nämlich nicht mehr jeden Tag lange zum Büro pendeln und können Leben und Beruf besser unter einen Hut bringen – Stichwort Work-Life-Balance!
Um eine Reduktion der Büroflächen zu ermöglichen, sind jedoch Investitionen in die technische Ausstattung der Mitarbeiter von Nöten, damit diese komfortabel, sicher und produktiv im Homeoffice arbeiten können. Das liegt daran, dass nicht alle Angestellten mit der passenden Hardware ausgestattet sind oder über die notwendigen IT-Kenntnisse verfügen.
Im Jahr 2020 rechneten die meisten Arbeitgeber mit einem zukünftigen Flächenabbau bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl. 45% gaben an, ihre Bürofläche um bis zu 15% reduzieren zu wollen, während 38% eine Reduktion von 16-30% voraussagten. Obwohl dies auf den ersten Blick nicht gravierend erscheint, liegt das Einsparpotential bei einem derartigen Reduktionsgrad – sofern die richtigen Rahmenbedingungen gegeben sind – hoch.
Die Kostenersparnis wird vom bestehenden Mietverhältnis beeinflusst
Bei Mietbüros hängt die Wirtschaftlichkeit des geplanten Flächenabbaus unter anderem von den Kosten für Umbaumaßnahmen und von der Restlaufzeit des Mietvertrags ab. Wer seine Mitarbeiter vermehrt im Homeoffice oder in einem wohnortsnahen Coworking Center arbeiten lässt, muss ausreichend Meetingräume, digitale Infrastruktur und flexibles Desk Sharing zur Verfügung stellen. Bei einer vorzeitigen Kündigung des Mietvertrags sind anfallende Strafzahlungen zu beachten. Im Falle einer kurzen Restlaufzeit und einer hohen Verhandlungsbereitschaft des Vermieters lohnt sich der Umzug in ein kleineres Büro auf jeden Fall – umso mehr, wenn die bisherige Bürofläche sehr groß war und der Mietzins entsprechend hoch ausfiel!
Flexible Büros sind die Lösung
Der Flächenabbau infolge der geringeren Mitarbeiterpräsenz im zentralen Büro ist die beste Option für Unternehmen, die vorausschauend handeln wollen und die zukünftige Realität der Arbeitswelt akzeptiert haben. Wer sich gerade erst aus einem starren Mietverhältnis befreien konnte, sollte die Miete flexibler Büroflächen in Erwägung ziehen: Die auf MatchOffice vorgestellten Business Center bieten Arbeitsflächen an, die sich kurzfristig verkleinern und vergrößern lassen. Dies gibt Unternehmen die Möglichkeit, auf wirtschaftliche Entwicklungen und Veränderungen der Arbeitskultur zu reagieren. Eine hohe Reaktionsfreudigkeit wird nicht nur im Hinblick auf die fortbestehende Pandemie, sondern auch auf die Schnelllebigkeit globaler Prozesse immer wichtiger.
