Gestaltet sich die Finanzabwicklung in einem Unternehmen zu komplex und man möchte diesen sowie weitere Geschäftsprozesse einfacher handhaben? Dann empfiehlt sich die Einführung von Mitarbeiterkarten, da diese zu einer Effizienzsteigerung verhelfen.
Digitale Finanzsoftware kann bei der Existenzgründung wirkungsvoll unterstützen.
Gerade Existenzgründer sind am Beginn ihrer Neugründung vor vielen verschiedenen Herausforderungen gestellt. Dies können finanzielle Hürden, Konkurrenten oder eine zu geringe Nachfrage sein. Speziell für solche Unternehmer bietet sich digitale Finanzsoftware an, welche sie in Prozessen unterstützen, Arbeit abnehmen und Zeit einsparen lässt, welche für relevantere Aufgaben eingesetzt werden kann. Wie sich eine solche Finanzsoftware positiv für Existenzgründer äußert, wird im Folgenden erläutert.
Mitarbeiterkarten als digitale Finanzlösung
Eine mittlerweile weit verbreitete Finanzsoftware sind Ausgabenmanagementtools in Verbindung mit Firmenkreditkarten. Diese bieten sich besonders für Existenzgründer an, da sie auf eine hohe Flexibilität angewiesen sind.
Werden Firmenkreditkarten wie z.B. von Moss für das Personal angefertigt, so spricht man auch von sogenannten Mitarbeiterkarten. Sie stellen also einen eigenen Zugang auf das Unternehmenskonto dar. Hier wird generell zwischen Debit- und Kreditkarten differenziert, wobei man bei Kreditkarten einen festgelegten Kreditrahmen hat und sämtliche Zahlungen einmal monatlich vom Geschäftskonto abgebucht werden. Hingegen werden bei Debitkarten die Abbuchungen umgehend abgezogen.
Eine weitere Besonderheit ist die Ausstellungsart, bei der man sich zwischen virtuellen Kreditkarten im Vergleich zu Physischen entscheiden kann. Der Vorteil bei virtuellen Karten ist die weltweite Akzeptanz und die einfache Handhabung von online Zahlungsabwicklungen. Physische Mitarbeiterkarten bieten sich besonders für firmenbezogene Besorgungen und Dienstreisen an, da kein Arbeitnehmer mehr aus eigener Tasche zahlen muss und somit keine Spesen aus privaten Barauslagen mehr anfallen.
Flexible Verwaltungsmöglichkeiten
Eine wichtige Voraussetzung für das Unternehmenswachstum ist die gebotene Flexibilität. Dies betrifft besonders Existenzgründer. Die Anpassungsfähigkeit an verschiedene Situationen hilft die entsprechenden Gegebenheiten besser zu bewältigen und schränkt ein Unternehmen in seinen Fähigkeiten nicht ein.
Firmenkreditkarten ermöglichen diese Flexibilität, da Budgets, Limits und weitere Optionen jederzeit verändert werden können. Ein Beispiel dafür ist die vereinfachte Gestaltung von Dienstreisen. Physische Mitarbeiterkarten können überall mit hingenommen werden und Angestellte können sich in ihrem festgelegten Limit frei bewegen. Dadurch können Entscheidungen nun vor Ort getroffen werden und es benötigt keine umfangreiche Planung der Geschäftsreise mehr im Voraus.
Die Einführung von Firmenkreditkarten erweist sich ebenso als äußerst simpel, da unterschiedliche Geschäftskonten mit einem Anbieter verknüpft wird. Provider bieten zudem Hilfe und Unterstützung bei der Einbindung an.
Strukturierter Finanzüberblick
Da das Thema Finanzen vor allem am Anfang einer Existenzgründung äußerste Priorität hat, ist es gerade für Gründungspersonen wichtig zu wissen, wo und wie viel Geld sich derzeit im Unternehmen befindet. Eine gut strukturierte Übersicht über sämtliche Zahlungsflüsse wird mit Mitarbeiterkarten bewerkstelligt. Da nämlich jede Karte speziell für einen Angestellten ausgehändigt wird, kann somit auch jede Transaktion zu dem Verantwortlichen zurückverfolgt werden. Des Weiteren kann jede getätigte Zahlung mit einer zusätzlichen Notiz, bezüglich des Grundes, und mit einer Kategorie versehen werden, was zu einem verbesserten Verständnis der unternehmensbezogenen Finanzen führt.
Die Firmenkreditkarten können außerdem, durch ein festgesetztes Limit, an jeden Arbeitnehmer angepasst werden. Ausschlaggebend ist hier der Verwendungszweck der Mitarbeiterkarte. Handelt es sich um regelmäßige Zahlungen, so wird das entsprechende Konto monatlich um den bestimmten Betrag erneuert. Bei einmaligen Verwendungen von Firmenkreditkarten wird diese sofort nach Beendigung der Transaktion gesperrt. Dieser Vorgang bietet zudem Schutz vor Kartenmissbrauch.
Automatisierte Prozesse
Existenzgründer profitieren nicht nur an den Vorteilen der Finanzsoftware an sich, sondern auch an den automatisierten Abwicklungen, da dadurch viel Zeit erspart wird und es als Geschäftsführer wichtig ist, Aufgaben abgeben zu können.
Bisher war es üblich alle Belege aufzubewahren und sie gesammelt an die Buchhaltung weiterzuleiten. Nun wird dieser Prozess von einer digitalen Belegverwaltung abgelöst, welche nach jeder Transaktion an den Upload des Beleges in eine App erinnert. Dies erübrigt dem Finanzteam viel Arbeit und dank der digitalisierten Dokumente werden bereits die relevanten Informationen herausgefiltert, was die Rechnungserstellung ebenfalls erleichtert.
Mitarbeiterkarten unterstützen zudem das DATEV-Format, was es der Buchhaltung ermöglicht sämtliche Daten an den Steuerberater weiterzuleiten, welcher diese direkt in sein Programm importieren kann.
Gute Mitarbeiterbindung und Arbeitsklima
Es ist nicht immer üblich, dass Existenzgründer Arbeitnehmer beschäftigen. Sollte es allerdings der Fall sein, so muss viel Wert auf eine gute Mitarbeiterbindung gelegt werden, um einen hohen Wechsel der Belegschaft zu verhindern. Denn ein eingespieltes Team ist ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens.
Mit der Aushändigung von Mitarbeiterkarten erhalten die Angestellten nicht nur einen individuellen Zugriff auf das Geschäftskonto, sondern auch mehr Verantwortung und Handlungsfreiheit. Zudem wird das Bedürfnis nach Homeoffice immer größer, wobei Firmenkreditkarten diese Umsetzung ebenso ermöglichen und erleichtern.
Fazit
Als Existenzgründer steht man zu Beginn vor vielen Herausforderungen, welche es zu meistern gibt. Um den Einstieg in die Selbstständigkeit deshalb zu vereinfachen, bieten sich digitale Finanzlösungen, wie Mitarbeiterkarten, an. Diese ermöglichen einen genauen Überblick über alle Zahlungen im Unternehmen, es wird eine erhöhte Flexibilität geboten, Prozesse werden automatisiert und sie fördern die Mitarbeiterbindung. All diese Aspekte wirken sich positiv und unterstützend auf eine Neugründung eines Unternehmens aus.