Immer wieder stellen sich Kunden von Banken und Sparkassen die Frage, wie lange sie ihre Finanzverträge und Kontoauszüge aufbewahren sollte und was man mit den alten am besten macht.
Ein Weg zur Entsorgung alter Kontoauszüge ist das Schreddern.
Frühjahrsputz für Finanzen
Auch für Finanzen sollte man einmal im Jahr einen „Frühjahrsputz“ vorsehen. Im Hinblick auf die Finanzen geschieht dies am besten in einer Überprüfung der aktuellen Finanzsituation:
- Habe ich eine eiserne Reserve zur schnellen Verfügung?
- Ist meine Planung zur Altersvorsorge noch angemessen?
- Bin ich gegen mögliche Risiken in Höhe und Umfang ausreichend abgesichert?
Je nach Kundentyp kann man diese Fragen alleine oder gemeinsam mit einem Bank- oder Finanzberater beantworten.
Finanzunterlagen überprüfen
Dazu gehört es auch, die vorhandenen Finanzunterlagen zu überprüfen und überflüssiges zu entsorgen. Doch was ist überflüssig? Vor allem bei Kontoauszügen sind sich viele Verbraucher unsicher und fragen sich, wie lange Kontoauszüge eigentlich aufbewahrt werden müssen.
Zur Beruhigung lässt sich feststellen, dass es kine einheitliche Frist oder Verpflichtung für Verbraucher gibt, Kontoauszüge über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
Privatpersonen sind gesetzlich nicht verpflichtet, Zahlungsbelege aufzubewahren. Eine Ausnahme sind Handwerker- oder Dienstleistungsrechnungen, die ein Grundstück betreffen. Diese Belege müssen generell zwei Jahre archiviert werden. Wer einen Gärtner oder eine Reinigungskraft als haushaltsnahe Dienstleistung steuerlich absetzen will, muss die entsprechenden Kontoauszüge mindestens so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid eingeht und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.
Verjährungsfristen beachten
Grundsätzlich sollte man Kontoauszüge jedoch auch ohne gesetzliche Verpflichtung mindestens drei Jahre aufbewahren. Dies entspricht der die gesetzlichen Verjährungsfrist, die für Alltagsgeschäfte gilt.
Im Streitfall kann man damit beweisen, dass eine bestimmte Rechnung (Miete, Versicherungsbeitrag oder ähnliches) tatsächlich bezahlt wurde oder eine Garantiefrist noch gilt.
Für Privatpersonen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie aus sonstigen Einkünfte im Sinne des § 22 Einkommensteuergesetz) mehr als 500.000 Euro im Jahr beträgt, gilt eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren.
Unterlagen über Finanzverträge (Versicherungen, Kredite, Kontoeröffnungen etc.) sollte man grundsätzlich über die komplette Laufzeit aufbewahren.
Für unterschiedliche Personengruppen gelten auch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge.
Was ist mit verlorenen Kontoauszügen?
Wer Kontoauszüge nicht mehr findet, kann diese bei seiner Bank oder Sparkasse anfordern. Das kostet allerdings meist Geld. Wie viel, steht im jeweiligen Preis- und Leistungsverzeichnis des Finanzinstituts.
Bei einem Onlinebanking-Konto können die Kontoinhaber zumeist selbst für mehrere Jahre rückwirkend auf die Auszüge zugreifen und diese ausdrucken. Viele Institute bieten an, Kontoauszüge digital in einem Online-Postfach bzw. Online-Archiv zu speichern.
Wie entsorgt man Kontoauszüge und Finanzunterlagen richtig?
Finanzunterlagen, wie z.B. Kontoauszüge enthalten sehr persönliche und sensible Daten. Sie sollten auf gar keinen Fall in fremde Hände gelangen. Von einer Entsorgung im Hausmüll oder im Altpapier-Container sollte man daher Abstand nehmen. Auch die Überlegung, sie vorher in kleine Stücke zu zerreißen ist nicht zielführend. Profis können mitunter selbst geschredderte Unterlagen wieder zusammensetzen.
Eine zulässige Alternative ist das Schreddern der Unterlagen und eine anschließende verteilte Entsorgung, z.B. über unterschiedliche Altpapiercontainer. Verbrennen ist ebenfalls eine gute Möglichkeit. Mitunter bieten auch Banken und Sparkassen ihren Kunden auf Nachfrage die Vernichtung von Finanzunterlagen an. Fragen kostet erstmal nichts.
Für Unternehmen gibt es professionelle Aktenvernichtungsunternehmen. Diese führen bei Firmen penibel Buch über die erfolgte Vernichtung von Unterlagen. Privatleute können ihre Unterlagen ebenfalls dort abgeben und vernichten lassen. Da eine Dokumentation der Vernichtung für sie nicht notwendig ist, erfolgt sie oft gegen kleines Geld.