Wenn Roboter im Backoffice ans Werk gehen, können zahlreiche Prozesse im Finanzsektor viel kostengünstiger ablaufen. Mit Robotic Process Automation (RPA) könnten sich Finanzdienstleister in vielen Fällen sogar das Outsourcing sparen. Aber was heißt das für die Firmen und für ihre Outsourcing-Partner?
Schneller und billiger: Mit Robotern im Backoffice erübrigt sich das Outsourcing.
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In den vergangenen Jahren hat sich Robotic Process Automation (RPA) als neue Automatisierungstechnologie in der Wirtschaft etabliert. Mit RPA lassen sich virtuelle Fachkräfte erschaffen, die menschliche Arbeitsweisen am PC simulieren und Software-Anwendungen über deren Oberflächen bedienen. Somit lassen sich bestehende interne Prozesse effizient automatisieren – während die menschlichen Fachkräfte sich mehr strategischen und komplexen Aufgaben widmen können. Wozu die neue Technik im Backoffice von Finanzdienstleistern in der Lage ist, lässt sich im Beitrag „Robotic Process Automation auf dem Vormarsch“ genauer nachlesen. Um die praktische Umsetzung geht es im Beitrag „Einsatzfelder und Grenzen von RPA“. Mit den Software-Robotern erübrigt sich in vielen Fällen sogar das Outsourcing, weil es keine Kostenvorteile mehr bringen wird. Darauf liegt in diesem Beitrag der Fokus.
Die robotergesteuerte Montagehalle im eigenen Backoffice ermöglicht enorme Effizienzgewinne bei überschaubaren Investitionen. Bereits ausgelagerte Funktionen können sogar zurückgeholt werden. In diesem Fall spricht man von Insourcing.
Dabei ist Outsourcing ein etabliertes und weit verbreitetes Geschäftsfeld. Neben dem klassischen Hardware- und IT-Infrastruktur-Outsourcing greifen heutzutage viele Finanzdienstleister auf die Auslagerungen von ganzheitlichen Prozessen zurück. Das sogenannte Business Process Outsourcing (BPO) war zuletzt ein Wachstumsmarkt: Der Umsatz der auf BPO spezialisierten Dienstleister ist in den vergangenen Jahren rasant gestiegen. Allein im Jahr 2015 generierten Outsourcing-Dienstleister mit BPO weltweit einen Umsatz von 162 Milliarden Dollar – Tendenz weiter steigend. Kein Wunder, denn Unternehmen im Finanzsektor waren zuletzt immer stärker unter Kostendruck geraten und sahen sich zum Handeln gezwungen. BPO war nicht mehr bloß eine Option, sondern schier unausweichlich.
Outsourcing-Lösung für Banken unter Kostendruck
Durch BPO können repetitive und kostenintensive Prozesse vollständig an einen BPO-Dienstleister übertragen werden, wodurch sich die Kosten für Prozessdurchführungen und Personal deutlich reduzieren lassen. Des Weiteren befähigt BPO Finanzdienstleister, sich vollständig auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren, um sich weiterhin auf dem stark umkämpften Finanzmarkt zu etablieren. So betrachtet bietet BPO ähnliche Vorteile wie die Automation von Prozessen mittels RPA-Technologie.
Aber BPO hat auch den ein oder anderen Haken. Outsourcing-Dienstleister arbeiten selbstverständlich nicht kostenlos. Ein häufiges Problem sind Verträge mit komplexen und verschachtelten Zahlungskonditionen, die teuer werden können. Außerdem müssen Kontrollinstanzen etabliert werden: Unternehmen, die BPO betreiben, benötigen ein ausgewogenes BPO-Controlling, um die Qualität der ausgelagerten Prozesse und die Einhaltung der Vertragskonditionen durch den Dienstleister stets zu überwachen. Dies gilt insbesondere, wenn der Dienstleister Offshoring betreibt und Daten das Land verlassen. Schwierigkeiten entstehen häufig auch, wenn – wie in vielen Fällen – nur Teile eines Prozesses ausgelagert werden. Das kann zu Störungen und Verzögerungen im kompletten Ablauf führen. Zudem werden dynamische und schnelle Änderungen erschwert, da Dienstleister darauf meist nicht vorbereitet sind.
RPA als Alternative zu BPO
Trotz der Probleme sehen sich viele Unternehmen angesichts des Kostendrucks gezwungen, weiter Prozesse an einen Dienstleister zu übergeben und sich auf diese Weise von ihm abhängig zu machen. Mit der neuen RPA-Technologie könnte das radikal anders werden. Die Software-Roboter im eigenen Haus stellen eine günstige und schlanke Alternative zum Outsourcing dar und machen die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister überflüssig. Die virtuelle Arbeitskraft wird in das eigene Unternehmen integriert. Dadurch können viele der oben beschriebenen Nachteile klassischer BPO kompensiert werden. Außerdem kann mit RPA ein Drittel der durch BPO verursachten Kosten gespart werden.
Kombination zwischen Insourcing und Outsourcing
Entscheidet sich das Finanzinstitut für Insourcing, also die Rückführung von Prozessen, um sie von einem Roboter ausführen zu lassen, sollte dies nicht vorschnell ohne Planung und Strategie erfolgen. Für die Einführung von RPA gilt es zuerst zu entscheiden, in welchem Umfang eine Roboterlandschaft aufgebaut werden soll. Nicht zu empfehlen ist eine Big-Bang-Einführung. Besser ist ein fließender Übergang von einer Einzelprozessautomation zu einer großflächigen RPA-Architektur. Wo bei der RPA-Einführung am besten angesetzt werden kann, lässt sich hier nachlesen.
Des Weiteren sollte die Wartung und Pflege der Roboter nicht unterschätzt werden. Aufgrund der Tatsache, dass mit RPA auf die bestehende Softwarelandschaft aufgesetzt wird und die Oberflächenelemente der Anwendung durch den Roboter bedient werden, können Änderungen der Oberfläche den Prozessablauf stören. Der Roboter muss stets kontrolliert und die Modellierung bei Softwareänderungen angepasst werden.
Wachsender Druck auf Outsourcing Dienstleister
Gerade das Finanzumfeld ist ständig im Wandel. Durch Gesetzesänderungen und Konkurrenzkampf mit jungen, dynamischen Fintechs müssen Finanzunternehmen ihre Prozesse regelmäßig ändern und optimieren. Dieser Zwang wird durch Outsourcing an den Dienstleister übergeben – der Druck auf BPO-Dienstleister ist deshalb von Natur aus groß. Sie müssen ständig Wege finden, die Änderungen umzusetzen. Hinzu kommt nun der Konkurrenzkampf mit RPA, der den BPO-Markt gehörig durcheinander wirbelt und die Outsourcing-Dienstleister in Zugzwang bringt. Sie müssen ihre bisherigen Strategien überdenken, damit sie weiterhin attraktiv bleiben. Es genügt nun nicht mehr, Cloud Computing einzusetzen oder Offshoring in billigere Länder zu betreiben.
RPA als Strategie für Dienstleister
In dieser Lage kann RPA wiederum die Lösung sein. Denn BPO-Dienstleister können ebenfalls von dieser Technologie profitieren, in dem sie ihrerseits die Prozesse der Kunden mit eigenen Robotern automatisieren. Dadurch lassen sich Kosten senken, Antwortzeiten für Prozessergebnisse deutlich reduzieren und die Kundenzufriedenheit steigern. Hierfür gilt es jedoch schnell zu reagieren, denn wer zuerst auf RPA setzt, wird dadurch einen signifikanten Vorsprung erzielen und am meisten profitieren.
Fazit: Robotic Process Automation ist ein Gewinn für alle
Robotic Process Automation bringt sowohl Unternehmen der Finanzbranche als auch Dienstleistern für BPO Vorteile. Dienstleister müssen jedoch schnell entscheiden, wie sie mit RPA umgehen wollen. Denn sie stehen fortan in Konkurrenz mit hausinternen RPA-Lösungen, die Finanzunternehmen im eigenen Backoffice etablieren. Der Trend zeigt, dass viele Unternehmen ihre internen Prozesse gern im Haus behalten wollen und dies mit RPA versuchen zu realisieren. Um ihre Kunden zu halten, führt für Outsourcing-Dienstleister kaum ein Weg daran vorbei, RPA selbst anzuwenden. Die Ära des traditionellen BPO geht unweigerlich zu Ende. Die Zukunft wird zeigen, wer RPA am besten als Mittel des In-und Outsourcings nutzbar machen kann.
Nico Pohl unterstützt bei PPI den Bereich Digital Banking
Co-Autor des Beitrags ist Nico Pohl. Er ist Master-Student des Studiengangs IT-Management und -Consulting an der Universität Hamburg. Er unterstützt bei PPI den Bereich Digital Banking in der technischen und fachlichen Konzeption und Umsetzung umfassender RPA-Architekturen.
