Oftmals bringen veraltete IT-Systeme bei Banken und Finanzdienstleistern die Digitalisierung ins Stocken. Mit Robotic Process Automation kann dieser Stau aufgelöst werden. Denn die Software-Roboter lassen sich in die bestehende IT integrieren und können die vorhandenen Anwendungen bedienen.
Die Umsetzung von Robotic Process Automation (RPA) in Banken und Sparkassen unterstützt die Digitalisierung.
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In der Finanzbranche hat das Interesse an Robotic Process Automation (RPA) zuletzt stark zugenommen. Mit der neuen Technologie lassen sich bestehende interne Prozesse effizient automatisieren. Das wiederum bietet enorme Einsparpotenziale. Wozu die neue Technik im Backoffice von Finanzdienstleistern in der Lage ist, lässt sich im Beitrag „Robotic Process Automation auf dem Vormarsch“ genauer nachlesen. Um die praktische Umsetzung geht es im Beitrag „Einsatzfelder und Grenzen von RPA“. Der Beitrag „Robotic Process Automation ist das neue Outsourcing“ erörtert, inwiefern RPA größere Kostenvorteile bringen kann als Outsourcing. Wie sich RPA in bestehende Systeme integrieren lässt, steht in diesem Beitrag im Fokus.
Digitalisierung, Automation und RPA
Die Digitalisierung bei Banken wird oftmals dadurch erschwert, dass die Technik veraltet ist. Die Systeme sind träge geworden und es fehlen Schnittstellen. Vor allem alte Kernbanksysteme und Individuallösungen, die seit 20 Jahren benutzt werden, bremsen die Digitalisierung aus. Oftmals wird eine Neuentwicklung in Betracht gezogen, jedoch wegen der hohen Kosten und nicht abschätzbaren Risiken wieder verworfen. Die fehlenden Schnittstellen verhindern die Automation. Lösungen wie Business Process Management (BPM)-Systeme können somit nicht mal eben eine Vollautomation vornehmen. An dieser Stelle kann RPA die rettende Lösung zur Automation sein. Software-Roboter können die vorhandenen Dialogoberflächen bedienen, sie imitieren den menschlichen Kollegen. So können die bestehenden Systeme beibehalten werden. Erste Erfolge sind schnell erzielt. Dazu muss RPA mit seinen verschiedenen Komponenten in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden, um so die Anwendungen für die neuen Mitarbeiter, die Software-Roboter, verfügbar zu machen.
Für die Automation müssen die Anwendungen für die Software verfügbar gemacht werden. Durch die Einbettung der RPA-Architektur werden die Roboter Teil der IT-Landschaft. Die RPA-Ressourcen, Rechner und Server, werden innerhalb des Intranets angesiedelt. So können die Software-Assistenten auf die Anwendungen, die sie bedienen sollen, zugreifen.
Integrationsansätze von Robotic Process Automation
Bei der Integration von RPA bei Finanzdienstleistern können technisch betrachtet verschiedene Ansätze verfolgt werden. Je nach Größe der gewünschten Roboter-Landschaft gestaltet sich die Integration mehr oder weniger aufwändig.
Um ein Gefühl für die Technologie zu bekommen und schon erste Erfolge einzufahren, kann mit wenigen Robotern und einer einfachen Architektur begonnen werden. Bei diesem Ansatz hat jeder Roboter seinen eigenen Rechner und die Aufträge werden manuell am jeweiligen Computer angestoßen. Diese Architektur ist nicht nachhaltig und nicht skalierbar. Mit steigender Anzahl an Robotern entstehen Probleme etwa bei der Auftragsverteilung, beim Umgang mit Lastspitzen und mit Ressourcenengpässen.
Eine verbesserte RPA-Architektur hilft, dem entgegenzuwirken. RPA-Hersteller bieten Komponenten zur Orchestrierung vieler Roboter an. Diese Komponenten werden auf einem eigenständigen Server betrieben und verteilen Aufträge an registrierte Roboter. Angenommen, die Einzelumsetzung von drei Prozessen wurde in dieser RPA-Architektur vorgenommen, dann werden drei Rechner mit den jeweiligen Robotern an einem Orchestrationsserver registriert. Der Fachmitarbeiter kann die Prozessbeauftragung nun über eine zentrale Website vornehmen. Mit der wachsenden Anzahl an Prozessumsetzungen können neue Roboter am Organisationsserver registriert werden. Somit ist die Architektur skalierbar und nachhaltig – und damit längerfristig nutzbar.
Roboter sind im Grunde genommen nichts anderes als eine Software zur Ausführung von Prozessdefinitionen, eine Ausführungseinheit. Ohne eine Prozessdefinition weiß der Roboter nicht, was er tun soll und wie er die Aufgabe abarbeiten soll. Die RPA-Entwicklung umfasst vor allem die Anfertigung von Prozessdefinitionen in einem bestimmten Format, das von einem Roboter verstanden werden kann. Dieses unterscheidet sich je nach RPA-Tool. Die virtuellen Mitarbeiter können jeden für sie klar beschriebenen Prozess abarbeiten. Ihnen ist nicht wichtig, welche Anwendung bedient wird, wie lang der Arbeitsschritt dauert oder wie viele Entscheidungen es gibt. Somit kann die Software mehr als einen Prozess bearbeiten – das nennt man Multi-Prozess-Fähig. Dieses Prinzip erhöht die Skalierbarkeit, da Aufträge für beliebig auf bereitstehende Roboter verteilt werden können. Jeder Software-Assistent muss lediglich über die Anwendungen verfügen können. Dies ermöglicht ein entsprechendes Berechtigungskonzept.
Organisatorische Veränderungen durch RPA
Neben der technischen Integration von RPA und der damit verbundenen Auswahl eines Integrationsansatzes innerhalb des Spektrums von zentral bis dezentral ist auch eine organisatorische Ebene zu beachten. RPA erfordert die entsprechende Manpower: Dazu gehören zum Beispiel RPA-Prozess-Analysten und RPA-Entwickler. Je nach Integrationsansatz müssen die benötigten personellen Ressourcen entsprechend dem Ansatz zentral oder dezentral integriert werden.
Bei der Auswahl eines Integrationsansatzes ist das Ziel der RPA-Nutzung entscheidend. Für die Erstellung von ersten Robotern ist eine dezentrale Ansiedlung mit einzelnen Rechnern ohne Organisationseinheit möglich. Das reicht aus, um erste Erfahrungen mit RPA zu sammeln und erste Erfolge zu erzielen. Für eine langfristige, produktive Umgebung sollte frühzeitig groß gedacht werden.
Herausforderungen bei der Umsetzung von Robotic Process Automation
Um mit RPA erfolgreich zu arbeiten, müssen die IT-Systeme im Auge behalten werden. Denn die Anwendungen sind lebendig, ihre Dialoge werden weiterentwickelt oder zumindest gepflegt. Das kann immer wieder Anpassungen erforderlich machen. Technisch erkennt der Roboter Schaltflächen oder Werte, die ausgelesen werden sollen, an IDs, Strukturbäumen und Namen. Das garantiert die wiederholbare Ausführung. Bei Anpassungen an der zu bedienenden Anwendung werden Schaltflächen-Deplatzierungen und Umbenennungen ebenfalls erkannt. Sollten jedoch umfängliche Änderungen an den Funktionalitäten oder an dem gesamten Oberflächendesign vorgenommen werden, muss der Roboter ebenfalls dementsprechend überarbeitet werden.
Änderungen der Anwendungen sollten mit den technischen Verantwortlichen für die Roboter besprochen werden. Dadurch können die Auswirkungen für die Roboter geprüft werden. Zum Beispiel kann ein zentrales Register dabei helfen, automatisierte Teile einer Anwendung zu verwalten, sodass die Kommunikation vereinfacht wird.
RPA ist kein Ersatz für bestehende Technologien im Unternehmen, sondern vielmehr eine Ergänzung zur Steigerung des Automationspotenzials. Finanzdienstleister haben bereits verschiedene Softwaresysteme im Einsatz. Das können ganzheitliche Workflow Management-Anwendungen oder Kernbank-Anwendungen mit dahinterliegenden Workflow-Aspekten sein. Diese Komponenten sollen keinesfalls ersetzt, sondern durch die RPA-Technologie ergänzt werden. Diese Systeme können ohne Schnittstellen keine weitere Automation vornehmen und steuern somit oftmals nur den Arbeitsablauf. RPA kann die Bedienung von verschiedenen Anwendungen innerhalb eines Arbeitsablaufs übernehmen, wodurch das Automationspotenzial gesteigert wird. Abstrakt gesehen arbeiten der Mensch und die Maschine in einem Workflow Seite an Seite.
Fazit: Robotic Process Automation ermöglicht Prozessautomation
RPA bietet einen schnellen und einfachen Ansatz bei der Automation von Geschäftsprozessen. Dabei werden vorhandene Anwendungen mit ihren Oberflächenschnittstellen genutzt. Auch im Verbund mit bestehenden Teilautomationslösungen wie Workflow-Systemen bringt RPA große Vorteile. Auf diese Weise gelingt die Integration von RPA in die bestehende IT-Landschaft noch besser. Für die Integration von RPA bei einem Finanzdienstleister sollte von Anfang an groß gedacht werden und eine entsprechende RPA-Architektur eingebettet werden. So werden auch langfristige und nachhaltige Erfolge erzielt. In Einzelfällen ist es auch mitunter notwendig, die Roboter anzupassen, wenn an den verwendeten Anwendungen Änderungen vorgenommen wurden. Dies müssen die Verantwortlichen im Auge behalten. Somit gilt – wie bei allen IT-Projekten: Kommunikation ist ein essentielles Mittel zum Erfolg.
Stephan Heinze unterstützt bei der PPI AG den Bereich Digital Banking
Co-Autor des Beitrags ist Stephan Heinze. Er ist Master-Student des Studiengangs IT-Management und -Consulting an der Universität Hamburg. Er unterstützt bei PPI den Bereich Digital Banking in der technischen und fachlichen Konzeption und Umsetzung umfassender RPA-Architekturen.