Ein gutes Zeitmanagement kann dazu beitragen, mehr zu erreichen und erfolgreicher zu sein. 15 Tipps zeigen, dass dies gar nicht so schwer ist, sobald man den Dreh raus hat.
Gutes Zeitmanagement ist leichter als viele denken.
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Die einen haben überhaupt kein Problem mit vollen Schreibtischen, Terminkalendern und To-Do-Listen während anderen schon bei mehr als einer Aufgabe auf einmal Schweißperlen auf der Stirn stehen. Letztlich haben aber alle erfolgreichen Menschen ein System, nach dem sie explizit oder implizit arbeiten.
Für viele Menschen ist Zeitmanagement ein guter Weg, mehr aus einem anstrengenden Arbeitstag herauszuholen.
15 Tipps für ein kluges und erfolgreiches Zeitmanagement
Die folgenden fünfzehn Tipps und Hinweise zeigen, wie gutes Zeitmanagement aussehen kann:
1. Erstellen Sie Ihren täglichen Zeitplan
Berücksichtigen Sie Zeitblöcke für Dinge, die in Ihrem Leben wirklich wichtig sind: wichtige Besprechungen, Mittagessen, Bewegung, Schlaf, Familienzeit – also alles, was Sie nicht aufgeben können oder wollen.
2. Nehmen Sie sich jeden Morgen 30 Minuten Zeit, um Ihren Zeitplan zu überprüfen und anzupassen.
Beginnen Sie Ihren Tag mit etwas Sinnvollem, das Sie weiterbringt. Statt schon beim Frühstück ins Smartphone zu schauen, sollten Sie die Zeit lieber für die Anpassung des Tagesplans nutzen.
3. Korrekturarbeiten
Notieren Sie alle Ihre Aktivitäten, die gemäß Ihrem Wochenplan gemacht wurden. Ja, es kostet Zeit, aber es trägt dazu bei, Ihre Produktivität in Zukunft zu verbessern. Optimieren Sie Ihre Zeit durch Nutzung des Countdown-Timers auf Ihrem Smartphone.
4. Bereiten Sie sich auf Ungeplantes vor
Erwarten Sie nicht, dass Sie 100 Prozent Ihrer Zeit für die Arbeit nutzen können. Sie werden unterbrochen werden. Planen Sie diese Pausen ein.
5. Erwarten Sie ein Ergebnis von jeder Aktion
Überprüfen Sie das Ergebnis Ihrer Aktivitäten. Fragen Sie sich: Bin ich jetzt näher an meinem Ziel? Lernen Sie, das große Ganze im Blick zu behalten.
6. Widerstehen Sie Unterbrechungen
Ihr Zeitsparplan funktioniert nur, wenn Sie diszipliniert sind. Widerstehen Sie Unterbrechungen, wenn es an der Zeit ist, den Arbeitsprozess voranzutreiben.
Schalten Sie das Telefon auch mal aus, schließen Sie die Tür und setzen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild auf Ihren Arbeitsplatz.
7. Lernen Sie, eine intelligente To-Do-Liste zu erstellen.
Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben. Erstellen Sie Gruppen und Ordner. Schaffen Sie mehr Kontrolle in Ihrem Workflow.
8. Verwenden Sie Zeiterfassungs- und Aufgabenverwaltungs-Apps.
Laden Sie eine Zeitmanagement-App auf Ihr Smartphone herunter und verfolgen Sie Ihre Fortschritte überall. Achten Sie darauf, nicht mehrere Systeme parallel zu nutzen. Ein Tool für Smartphone, Desktop, Laptop und Tablet!
9. Priorisieren und delegieren!
Sie haben eine Menge Aufgaben. Setzen Sie Prioritäten und lassen Sie den Rest los. Delegieren Sie Dinge, die nicht so wichtig sind oder von anderen besser gemacht werden könnten.
10. Lernen Sie, „Nein“ zu sagen
Sie können sich nicht vorstellen, wie dieses kurze Wort Ihr Leben vereinfachen kann. Lasten Sie sich nie mehr auf, als Sie verkraften können.
11. Bündeln Sie ähnliche Aufgaben
Bündeln Sie alle zusammengehörigen Aufgaben, um den Prozess zu optimieren. Beispielsweise können Sie alle geplanten Anrufe in einem Zeitfenster tätigen.
12. Setzen Sie Termine früher als erforderlich
Der bessere Weg, rechtzeitig zu sein, ist früher zu kommen. Es ist gut, eine Aufgabe ein paar Tage früher zu beenden. Aber es ist schlecht, wenn man ein gesetztes Zeitlimit überschreitet.
Zerlegen Sie Projekte in kleinere Aufgaben. Dies ist der sicherste Weg, Termine einzuhalten.
13. Definieren Sie Start- und Endzeiten
Jede Aufgabe hat einen Start- und einen Zielpunkt. Planen Sie Zeitfenster und überprüfen Sie deren Dauer.
14. Finden Sie Ihre Motivationsauslöser
Der wichtigste Punkt ist, motiviert zu bleiben, während man sich durch eine Liste von Aufgaben bewegt. Gerade bei großen Projekten sollte man Zwischenziele zur Motivation setzen.
15. 80/20 Regel beachten
Es ist unmöglich, alles zu erledigen. Denken Sie daran, dass 20 Prozent Ihres Inputs 80 Prozent Ihrer Ergebnisse produzieren.
Ihr Ziel muss es sein, die 80 Prozent Input zu minimieren, bzw. anders aufzuteilen.
Infografik Gutes Zeitmanagement
Die folgende Infografik stellt diese und weitere Hinweise ausführlich dar:
15 Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement.