In Zeiten von Corona, in denen physische Kontakte möglichst unterbleiben sollten, sprechen alle von Home Office und modernen digitalen Kollaborations-Tools. Die Umsetzung in der Praxis ist meist nicht so einfach wie es klingt.
Gute Zusammenarbeit im Team ist selbst in guten Zeiten oft eine Herausforderung. In Krisenzeiten wird das nicht einfacher. Im Zuge der aktuellen Corona-Krise erleben digitale Kommunikationstools einen Aufschwung. Mitarbeiter, die in Home Offices verteilt sind, sollen sich in virtuellen Meetings austauschen. Doch selbst die beste Videokonferenz-Technologie macht aus einen schlechten Meeting kein gutes Meeting.
Schlechte Meeting-Gewohnheiten werden durch virtuelle Aktivitäten sogar noch verstärkt. Dies ist also ein guter Zeitpunkt, um zu überdenken, wie Besprechungen abgehalten werden soltten, beginnend mit dem Zeitpunkt, dem Teilnehmerkreis, dem Zweck und der tatsächlichen Durchführung.
Zusätzliche Herausforderungen virtueller Meetings
Zu den bekannten Herausforderungen bei der Gestaltung von Meetings kommen bei virtuellen Konferenzen neue hinzu:
- Überlastetes WLan,
- Unkenntnis der digitalen Tools,
- Schlechte Technik (Kamera, Mikrofon),
- Ablenkung durch „Hintergrund-Aktivitäten“.
Sobald sich mehr als zwei Teilnehmer in ein virtuelles Meeting „einwählen“ beginnt nicht selten, die Produktivität zu leiden. Einige Teilnehmer interpretieren virtuelle Besprechungen als Freibrief für Multitasking und widmen der Konferenz nicht die volle Aufmerksamkeit. Die Organisatoren von virtuellen Besprechungen investieren oft weniger in die gute Vorbereitung und in die Gestaltung des Gesprächs. Und es ist nicht ungewöhnlich, dass ein oder zwei Teilnehmer die Diskussion dominieren, während andere sich zurücklehnen und „abschalten“.
12 Hinweise für gute digitale Meetings
In den nächsten Wochen kann es für viele Unternehmen zu einer großen Herausforderung werden, mit Kollegen nicht im selben Raum zusammenarbeiten zu können. Damit virtuelle Besprechungen funktionieren, sollten diese entsprechend geplant werden.
Im Harvard Business Review wurden kürzlich die folgenden 12 Tipps für gute virtuelle Meetings vorgestellt:
- Nutzen Sie Video,
- Bieten Sie die Möglichkeit der Telefoneinwahl,
- Testen Sie die Technologie rechtzeitig vorher,
- Achten Sie darauf, dass die Gesichter zu sehen sind,
- Halten Sie sich an allgemeine Prinzipien für gute Meetings,
- Begrenzen Sie Präsentationen auf ein Minimum,
- Nutzen Sie einen Eisbrecher,
- Bestimmen Sie einen Sitzungsleiter,
- Rufen Sie jeden Teilnehmer aktiv auf,
- Achten Sie auf Real-Time-Feedback,
- Haben Sie keine Angst vor schwierigen Themen,
- Üben Sie Videokonferenzen rechtzeitig.
