Ein Ende der Meeting-Flut in Banken und Sparkassen ist nicht absehbar. Die Zeit ist reif, einmal die Sinnfrage in den Mittelpunkt einer Besprechung zu stellen. Eine asiatische Bank hat auf der Suche nach Innovation und Agilität ihre eigene Lösung gefunden.
Es macht durchaus Sinn, herauszufinden, wozu man eigentlich ein Meeting benötigt.
© Tom Fishburne
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Team-Meetings, Jour-Fixes, Telefon- und Videokonferenzen, One-to-Ones und vieles mehr. Mitarbeiter und vor allem Führungskräfte verbringen kaum noch Zeit am eigenen Schreibtisch um all die Themen vorzubereiten, geschweige denn abzuarbeiten, die Inhalte in dieser Flut von Terminen und Besprechungen sind.
Vielfach hat man den Eindruck, dass das diskutierte Problem noch nicht einmal ausreichend verstanden wurde. Es kann also auch keine Lösung gefunden werden. Sind die meisten Meetings das Ergebnis unzureichenden Denkens?
Oft werden auch keine klaren Aktionen vereinbart. Mitunter scheint es nur darum zu gehen, wer die schönsten Kekse und den besten Kaffee hat, wenn dieser Luxus nicht schon längst einer Kosteneinsparrunde zum Opfer gefallen ist.
Im Endeffekt dienen solche Zusammenkünfte nicht mehr dem Lösen von gemeinsamen Aufgaben sondern der Aufrechterhaltung des Status quo.
MOJO: Meeting mit System
Die DBS Bank mit Hauptsitz in Singapur ist die größte Bank Südostasiens. Sie hat 2019 im Zuge einer agileren Ausrichtung festgestellt, dass dysfunktionale Meetings zu den wichtigsten Innovationsblockern in ihrer Kultur gehören. Um Abhilfe zu schaffen, wurden sogenannte BEANs eingeführt: Behavior Enablers, Artifacts, and Nudges (Verhaltensaktivatoren, Werkzeuge und Anstupser), darunter auch MOJO, um Meetings effizienter, effektiver, offener und kollaborativer zu gestalten:
- MO steht für „Meeting Owner“ (Besprechungseigner). Er ist dafür verantwortlich, dass die Besprechung eine klare Agenda hat, pünktlich beginnt und endet und dass alle Teilnehmer das gleiche Mitspracherecht haben.
- JO steht für „Joyfull observer“ (Freudiger Beobachter). Er soll den reibungslosen Ablauf des Treffens unterstützen und eine breite Beteiligung fördern. Er hat beispielsweise die Befugnis, ein „Phone Jenga“ anzuordnen, bei dem alle Teilnehmer ihre Smartphones auf einen Stapel auf den Tisch legen müssen. Am wichtigsten aber: am Ende des Treffens zieht JO die MO zur Rechenschaft.
Meetings wertvoll machen
Besprechungen sollten nur dann einberufen werden, wenn es einen guten Grund für sie gibt. Und wenn sich ein Meeting lohnt, lohnt es sich, es so zu strukturieren, dass es die Zeit aller Teilnehmer auch wirklich wert ist. Dazu gehören eine Agenda, ein klarer Zeitplan, die sinnvolle Auswahl und Einbindung aller Teilnehmer und vor allem eine auf Aktionen abzielende Ergebnisorientierung.