Robotic Process Automation oder kurz „RPA“ ist in aller Munde. Aber hält diese Technologie tatsächlich, was sie verspricht? Zwei Praxisberichte aus dem Bankalltag zeigen, dass die Frage mit einem klaren „Ja“ beantwortet werden kann.
Immer mehr Banken nutzen Robotic Process Automation.
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RPA-Technologie (Robotic Process Automation) ermöglicht es Computersoftware, Aktionen zu emulieren und zu integrieren, die üblicherweise von Menschen ausgeführt werden, die mit digitalen Systemen interagieren. Software-Roboter können Daten erfassen, Anwendungen ausführen, Reaktionen auslösen, Entscheidungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln treffen und mit anderen Systemen kommunizieren.
RPA kommt in erster Linie bei repetitiven, regelbasierten Prozessen mit hohem manuellem Aufwand, geringer Ausnahmenrate und elektronisch lesbaren Standardeingaben zur Anwendung.
RPA per Definition – Drei Thesen
Die folgenden drei Thesen/Vermutungen sin dimmer wieder im Zusammenhang mit RPA zu hören:
These Nr. 1: „RPA ist irgendetwas mit Robotern.“
Ja, das stimmt. Allerdings nicht als Hardware, sondern als Software, die auf einem oder mehreren PCs installiert wird.
These Nr. 2: „Bei RPA handelt es sich um erweiterte Makros mit einem Workflow.“
RPA ist definitiv mehr als das: Aktionen und Makros verschiedenster Programme und Systeme arbeiten zusammen.
These Nr. 3: „RPA ist ausschließlich für die Produktion geeignet.“
Nein, nicht nur. RPA kann überall dort eingesetzt werden, wo Menschen Daten bewegen oder verarbeiten. Administrative Prozesse eignen sich beispielsweise hervorragend für den Einsatz von RPA.
RPA in der Gestalterbank
Wir haben RPA vor ca. drei Jahren eingeführt. Unsere bankeigene Tochter AVURA GmbH hat die Bankkollegen hierbei maßgeblich unterstützt: Die Consultants begleiteten die frischgebackenen RPA-Entwickler der Bank bei der Programmierung der ersten kleineren Roboter und standen als Coaches zur Seite, als sich die Bankkollegen an zunehmend komplexere Prozesse wagten.
Mittlerweile ist die Programmierung Routine für das RPA-Team der Gestalterbank. Dass die Bank auf Befähigung gesetzt hat, war goldrichtig und hat sich bewährt. Gerade für kleinere Banken oder Banken, die sich noch unsicher sind, ob sie flächendeckend auf Befähigung setzen wollen, bietet sich allerdings oftmals zunächst der „Buy-Ansatz“ an, bei dem Roboter passgenau für die Bank programmiert werden. Auch diese Variante kann natürlich von der Banktochter umgesetzt werden.
Zwei Praxisbeispiele für den Einsatz von RPA
Im Folgenden werden zwei Beispiele für den praktischen Einsatz von RPA vorgestellt:
- Praxisbeispiel 1: Umsetzung des aktuellen BGH-Urteils
- Praxisbeispiel 2: Nahtlose Systemintegration von Frontends ins Kernbankensystem
Umsetzung des aktuellen BGH-Urteils
Das BGH-Urteil vom 27.04.2021 hat für erhebliche Unruhe in der Bankenwelt gesorgt: Vor Vertragsänderungen müssen Banken nun aktiv die Zustimmung der Kunden einholen. Ohne Kundenzustimmung erhobene Gebühren sind ggf. zurückzuerstatten.
Den hiermit verbundenen Mehraufwand zu bewältigen und zugleich weiterhin die laufenden Bankgeschäfte in der gewohnten Qualität und Geschwindigkeit abzuwickeln, hat sicherlich viele Kreditinstitute vor eine Herausforderung gestellt.
Typische Fragen in diesem Zusammenhang sind:
- Wie soll das ohne zusätzliches Personal oder Überstunden funktionieren?
- Welche Themen priorisieren wir jetzt erst einmal nach hinten?
Das RPA-Team der Volksbank eG – Die Gestalterbank nahm sich dieser Herausforderung an: Es entwickelte in kürzester Zeit einen Roboter, der sämtliche Tätigkeiten, die ansonsten manuell abzuarbeiten wären, übernimmt. Dies umfasst u.a. den Versand von Mailings, die Erledigung von Aktivitäten sowie auch Datenabgleiche und Reportings. Die vom Roboter übernommenen Arbeiten entsprechen einem virtuellen Team mit einer zweistelligen Anzahl von Vollzeitmitarbeitern, die parallel mit Hochdruck an dem Thema arbeiten.
Nahtlose Systemintegration von Frontends ins Kernbankensystem
Ein weiteres aktuelles Beispiel ist PIA, die persönliche Immobilien-Assistentin der Gestalterbank. Sie bietet verschiedene Services rund um das Thema Immobilie – von der Immobilien-Schnellbewertung bis zur Finanzierungsberechnung.
PIA ist eine Webanwendung, in der die (potenziellen) Kunden mit wenigen Klicks den gewünschten Service erhalten. Die Kundendaten fließen in eine Datenbank außerhalb von agree21. Die Übertragung aller Datenfelder ins Kernbankensystem und die weitere Workflow-Bearbeitung in einem separaten Backoffice-Modul erledigte ursprünglich eine Mitarbeiterin manuell.
Mit dem Go-live des Roboters konnte sich die Mitarbeiterin wieder wertschöpfenden Tätigkeiten zuwenden. Auch hier amortisierte sich der Programmieraufwand innerhalb kürzester Zeit.
Fazit aus der Bankpraxis
Der Einsatz von RPA war ein großer Gewinn für unsere Bank. Zum einen können mit RPA im Unternehmen schlummernde Effizienzpotenziale gehoben werden. Die somit frei gewordenen Ressourcen können für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden – dort, wo sie am meisten gebraucht werden.
Zum anderen ist mit RPA die Überwindung von Schnittstellen mühelos möglich. So können Daten ungehindert und ohne Reibungsverluste fließen und miteinander interagieren.
Darüber hinaus können mithilfe von RPA den Kunden Services angeboten werden, an die zuvor mangels freier Kapazitäten überhaupt nicht zu denken war. So kann die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gestärkt werden, ohne dass in weitere Ressourcen investiert werden muss.
Unserer Erfahrung nach wird der Break-even häufig bereits innerhalb des ersten Jahres nach RPA-Einführung erreicht. Haben die beteiligten Mitarbeiter erst einmal begonnen, sich mit dem Thema zu beschäftigen, so finden sich in der Regel rasch viele weitere sinnvolle Einsatzmöglichkeiten für RPA innerhalb des Unternehmens. Und apropos „beteiligte Mitarbeiter“: Die Einbindung der Mitarbeiter ist unserer Einschätzung nach einer der wesentlichen Schlüssel zum kulturellen Erfolg.
